Terminas sutarčių valdymas paprastai vartojamas pirkimų arba pirkimo skyriuose. Vykdydamas pirkimų skyriaus pareigas, vadovas derasi, priima ir pasirašo sutartis su prekių ir paslaugų tiekėjais organizacijai. Sutarčių valdymas – tai procesas, užtikrinantis, kad tiekėjas laikytųsi sutartų sutarties sąlygų. Nors viešųjų pirkimų vaidmuo derybų procese yra esminė išlaidų valdymo proceso dalis, sutarčių valdymas yra tai, kai realiai sutaupoma arba nesutaupoma.
Veiksminga sutarčių valdymo praktika lemia mažesnius veiklos kaštus, efektyvias paslaugas ir tvirtesnę derybinę poziciją kitame derybų etape. Sutarčių valdymas apima sutarčių laikymosi užtikrinimą, pagrindinio kontaktinio kontakto funkciją sprendžiant su paslauga ir ginčų sprendimu susijusius klausimus, taip pat visų mokėjimų ar sutartyje nustatytų sąlygų valdymą. Apskritai sutarčių valdymą galima suskirstyti į tris pagrindines sritis: ribas, nuolaidas ir vykdymo sąlygas.
Slenkstis yra terminas, naudojamas apibrėžti konkrečius dolerių išlaidų, operacijų ar perkamų vienetų tikslus. Šios ribos paprastai yra susietos su doleriais nuolaidomis pirkimo kainai ir dažnai yra pagrįstos per tam tikrą laikotarpį gautų užsakymų skaičiumi. Kaip derybų proceso dalis, slenksčiai dažnai naudojami reikalaujant dar didesnių nuolaidų, nei įprastai suteiktų tiekėjas. Didėjant apimčiai, tiekėjas turi motyvacijos ir galimybių mažinti kainą, nes mažėja jo sąnaudos.
Nuolaidos naudojamos kaip atlygis arba paskata tiekėjui siekti konkrečių tikslų. Pavyzdžiui, kepykla gali derėtis, kad per tam tikrą laikotarpį nupirktų konkretų kiekį miltų. Už bet kokias papildomas, neplanuotas užklausas, kurios yra įvykdytos per tam tikrą laikotarpį, tiekėjas gali gauti nuolaidą. Sąskaitoje faktūroje nurodyta standartinė suma, tačiau nuolaida apskaičiuojama ir grąžinama tiekėjui kaip atlygis už neatidėliotiną poreikį. Šis lankstumas dažnai pastebimas laiko atžvilgiu jautriose aplinkose, kur sutartis sudaroma dėl standartinio pristatymo grafiko, tačiau norint patenkinti verslo reikalavimus, reikia papildomo lankstumo.
Veiklos sąlygos yra pagrįstos išmatuojamais dalykais, kurie yra labai svarbūs verslo veiklai. Įprastos sąlygos yra pagrįstos pristatymu per tam tikrą laikotarpį, sąskaitų faktūrų išrašymu per nustatytą dienų seką, etaloninių pristatymo datų įvykdymu ir statybos projektų užbaigimo procentais. Eksploatacinių savybių sąlygos tikslas – nustatyti priimtiną matavimo metodą tarp tiekėjo ir kliento. Šios sąlygos dažnai yra susietos su nuobaudomis ar atlygiais, priklausomai nuo pramonės.
Veiksmingas sutarčių valdymas apima kasdienės veiklos stebėjimą, veiklos valdymą ir tolesnį ryšį su tiekėju. Tik aktyviu sutarties valdymo procesu įmonė gali pretenduoti į bet kokias sutartyje numatytas lengvatas. Šios išmokos gali apimti išankstinio atleidimo išlygas, papildomus mokėjimų sumažinimus ir kitas nuobaudas.