Telekonferencija yra susitikimas arba konferencija, vykstanti telefonu arba tinklo ryšiu tarp dalyvių atokiuose miestuose ar darbo vietose. Egzistuoja daugybė telekonferencijų tipų, o paprasčiausia forma apima telefono garsiakalbį kiekvienoje vietoje garso konferencijai surengti. Sudėtingesni telekonferencijų susitikimai apima keitimąsi garso, vaizdo įrašais ir duomenimis. Terminas telekonferencija taip pat gali reikšti tiesioginį įvykį, kuris per palydovą perduodamas į įvairias vietas vienu metu.
Nors telekonferencija yra platus terminas, apimantis daugybę galimybių, visų telekonferencijų pagrindai apima telekomunikacijų įrangos naudojimą, vartotojus keliose vietose ir bendradarbiavimo dalyvių bendravimą. Pagrindinė garso konferencija iš esmės yra konferencinis skambutis. Garso grafika, kita telekonferencijos forma, leidžia dalyviams dalytis grafika, dokumentais ir vaizdo įrašais, be garso; ir apima papildomą įrangą, pvz., elektroninius planšetinius kompiuterius, skaitytuvus ir balso duomenų terminalus.
El. paštas yra įprastas kompiuterinės telekonferencijos pavyzdys. Naudojant papildomą įrangą, pirmiausia televizijos kamerą, vaizdo telekonferencija labiausiai primena tiesioginį susitikimą, apimantį galimybę matyti dalyvius visose vietose. Daugelis įmonių turi vaizdo konferencijų salę, nuolat aprūpintą reikiama įranga.
Daugybė telekonferencijų pranašumų mokykloms ir įmonėms apima kelionės laiko ir išlaidų sutaupymą, kad visi dalyviai būtų vienoje vietoje. Esant skubiam reikalui, surengti telekonferenciją gali būti daug greičiau nei susitarti dėl susitikimo. Kitas privalumas yra tai, kad dėl prieinamumo telekonferencija leidžia didelėms dalyvių grupėms jaustis įtrauktais į susitikimus ir priimant sprendimus. Jei reikia, mokykla ar įmonė gali užšifruoti signalus, kad užtikrintų ryšių saugumą telekonferencijos metu.
Renkantis įrangą telekonferencijai, atsižvelkite į keletą veiksnių. Jei naudojate žiniatinklio kamerą, iš anksto patikrinkite, ar kamera yra priimtinu atstumu. Aiškumo dėlei geriausia yra laidinė telefono linija. Jei naudojate belaidį telefoną, būkite pasirengę pakeisti dažnius, jei telekonferencijos metu kiltų trikdžių.
Mobilieji ir garsiakalbiai turėtų būti naudojami kaip paskutinė priemonė. Mobilieji telefonai dažnai susiduria su trukdžiais, o garsiakalbiai paima foninį triukšmą ir dažnai skleidžia aidus. Mikrofonai padeda sumažinti foninį triukšmą.
Telekonferencijai reikia specialių etiketo taisyklių. Kiekvienas dalyvis turi pranešti, kada jis ar ji prisijungia prie telekonferencijos ir atsijungia nuo jos. Dalyvaujantys turėtų kalbėti aiškiai ir lėtai, vengti monotoniškos kalbos ir apibūdinti bet kokią pokalbiui svarbią kūno kalbą. Dėl telefono įrangos jautrumo dalyviai turėtų vengti pašalinių garsų, tokių kaip nykščio bakstelėjimas per dokumentus, bakstelėjimas pirštais ar pieštuku.
Įsitraukimo požiūriu naudinga susitikimo metu naudoti dalyvių vardus. Dažnai keiskite garsiakalbį, kad neprarastumėte dėmesio. Reguliariai prašykite atsiliepimų ar atsakymo.