Telekonferencijų programinė įranga yra kompiuterinė programa, skirta leisti keliems žmonėms skirtingose vietose girdėti ir kalbėtis vieni su kitais naudojant telekomunikacijų sistemą. Šio tipo programinė įranga paprastai naudojama tarptautiniame versle, tačiau ją taip pat galima rasti organizacijose, kurių filialai yra skirtingose šalies vietose. Yra trijų tipų telekonferencijų programinė įranga: garso, vaizdo ir daugialypės terpės.
Pagrindinis telekonferencijų programinės įrangos tikslas yra pašalinti komunikacijos kliūtis, kurias sukuria fizinis atstumas. Tame pačiame kvietime gali dalyvauti keli žmonės skirtingose vietose. Programinė įranga yra labai ekonomiška didelėms organizacijoms ir sutaupo brangaus laiko, tuo pačiu gerinant bendravimą.
Tik garso telekonferencijos yra labiausiai paplitusios. Jei naudojate vidinę programinę įrangą, visi skambučio dalyviai pasiekia programinę įrangą rinkdami vidinį numerį. Programa valdo visus skirtingus vartotojus ir užtikrina ryšį su reikiama konferencija naudojant skambučio identifikavimo numerį. Naudodamiesi paslaugų teikėju, skambučio dalyviai paprastai surenka 1-800 numerį ir įveskite konferencijos ID numerį, kad prisijungtų prie skambučio. Pagrindinis skirtumas yra sąnaudose.
Vaizdo telekonferencija turi visas tas pačias funkcijas, kaip ir tik garso telekonferencija, tačiau ji prideda vaizdo komponentą. Šis metodas naudojamas tais atvejais, kai naudinga matyti kitus dalyvius. Kiekvienas turi turėti žiniatinklio kamerą ar panašų įrenginį, kuris veiktų kaip vaizdo šaltinis. Dalyviai paprastai gali keisti ekraną, kad matytų visus vienu metu arba tik kalbantį asmenį.
Daugialypės terpės telekonferencijų programinė įranga papildo kompiuterio programinės įrangos funkcionalumą. Skambučio dalyviai gali pasiekti konkretų interneto protokolo (IP) adresą ir leisti kitiems dalyviams realiu laiku tiksliai matyti, kas yra kompiuterio ekrane. Tai puikus įrankis programinės įrangos funkcijoms rodyti, informacijai dalytis ar tam tikros funkcijos demonstravimui.
Yra du būdai valdyti telekonferencijų programinę įrangą: viduje arba per paslaugų teikėją. Labai didelėms įmonėms, turinčioms filialų tinklą, gali būti ekonomiškai naudingiau įdiegti ir palaikyti telekonferencijų programinę įrangą viduje. Daugelis šių įmonių jau investavo į telekomunikacijų programinės įrangos paketą, kad galėtų valdyti visas savo telefono ir fakso linijas. Daugeliu atvejų telekonferencija yra papildomas tos pačios programinės įrangos modulis.
Išorinis paslaugų teikėjas siūlo prieigą prie telekonferencijų programinės įrangos pagal metinę sutartį arba sumokėdamas mokestį už naudojimą. Į teikiamų funkcijų sąrašą paprastai įtraukta viskas – nuo paprasto skambučio tik telefonu iki internetinių telekonferencijų, skirtų daugeliui žmonių. Šios paslaugos kaina paprastai yra susieta su vienu metu dalyvaujančių dalyvių skaičiumi, o tai rodo išteklių panaudojimą.