Bendras spausdinimo valdymas skiriasi nuo vidutinės spausdinimo valdymo veiklos tuo, kad tai yra išsamus spausdintuvo infrastruktūros produktyvumo įvertinimas. Nustatant, kaip šios paslaugos veikia, atsižvelgiama į aparatinę, programinę įrangą ir praktines spausdinimo paslaugas. Visiškas spausdinimo valdymas gali padidinti spausdinimo operacijos kokybę ir pelningumą. Jei verslo savininkas visą spausdinimo valdymą perduoda kitai įmonei, peržiūrėjęs produktyvumo vertinimus ir atlikęs tolesnius veiklos pakeitimus, jis gali gauti pasiūlymų, kaip padaryti savo spausdinimo aplinką gyvybingesnę.
Investuodami į visišką spausdinimo valdymą, administratoriai gali padaryti savo spausdinimo tinklą veiksmingesnį ir valdomesnį. Kai kurios ataskaitos rodo, kad įmonės gali sumažinti savo spausdinimo išlaidas net 30%. Pasiūlymai našumui valdyti gali būti naujos, daugiafunkcinės įrangos įsigijimas arba tiesiog senos įrangos perkonfigūravimas ir jos perkėlimas. Jei spausdinimo administratorius atliks tokius pakeitimus, taupymo procentas ir pelningumas gali dar labiau padidėti.
Visas spausdinimo valdymas gali suteikti praktinį spausdinimo operacijos vaizdą. Pavyzdžiui, ataskaitos, kuriose išsamiai aprašomas spausdintuvo naudojimas, gali suteikti administratoriui įžvalgos apie tai, kaip gerai ir kaip dažnai naudojami jo spausdintuvai. Naudodamas šias ataskaitas jis gali supaprastinti operacijas, kad būtų kuo efektyvesnis spausdintuvo naudojimas. Beveik kiekvienas spausdinimo operacijos aspektas gali būti kontroliuojamas ir valdomas naudojant bendrą spausdinimo valdymo programą, pradedant užsakymo įvedimu ir pristatymu, baigiant atsargų valdymu ir vidiniu švelniu išlaidų mažinimu.
Visa spausdinimo valdymo programa gali tiesiogiai paveikti asmenis, susijusius su spausdinimo paslaugomis, nuo klientų iki informacinių technologijų specialistų. Kadangi bendras spausdinimo valdymas gali pasiūlyti administratoriams galimybę patobulinti savo pagalbos paslaugas, informacinių technologijų specialistai gali lengviau atlikti savo darbą ir skirti mažiau laiko spausdinimo trikčių šalinimui. Tai atlaisvina laiko specialistams optimizuoti spausdinimo paslaugas. Vėliau klientai gali džiaugtis didesne ir greitesne dokumentų gamyba, jei naudojasi informacinių technologų teikiamomis paslaugomis pagal bendros spaudos valdymo programą.
Be to, programa gali suteikti administratoriams aplankus ir profilius. Taikant šias naujas spausdinimo valdymo strategijas galima rekomenduoti administratoriams, norintiems padidinti našumą ir sutaupyti pinigų, taip pat klientams teikti geriausias spausdinimo paslaugas. Turint šią informaciją, galima valdyti ir išvengti netikėtų remonto išlaidų. Riziką galima sumažinti stebint turtą ir apskaitant visas veiklos išlaidas. Taip pat galima planuoti būsimas operacijas, numatant tiek plėtrą, tiek technologijas.