Paprastai vadinamas RFP, pasiūlymo užklausa yra dokumentas, kurį naudoja daugelis organizacijų, norėdami gauti paslaugų ar prekių pasiūlymus iš potencialių pardavėjų. Tiksli RFP struktūra įvairiose situacijose skirsis. Tai reiškia, kad formulė, kaip parašyti RFP, labai priklausys nuo užklausą pateikusio subjekto kultūros ir nuo to, ko jie tikisi išmokti iš atsakymų. Štai keletas elementų, pateiktų daugelyje pasiūlymų prašymų, neatsižvelgiant į pramonės šaką ar susijusią organizaciją, pavyzdžių.
Kaip ir daugelyje verslo rašymo pastangų, tinkamas pasiūlymo prašymas prasidės nurodant dokumento tikslą. Paprastai tai galima apibendrinti keliais sakiniais ir leidžia pareiškėjams arba šalims, pakviestoms pateikti oficialų pasiūlymą, tiksliai žinoti, ko išduodantis subjektas ieško paslaugų ar prekių srityje. Tokio pobūdžio informacija bus įtraukta net į įprasčiausius RFP formatus.
Kartu nurodant RFP tikslą ar priežastį, nėra neįprasta, kad įtraukiama tam tikra bendra informacija apie subjektą. Informacija paprastai pateikia ribotą informaciją apie įmonės dydį, šiuo metu prižiūrimų vietų skaičių ir bet kokius neatidėliotinus plėtros planus, kurie gali turėti įtakos pareiškėjų atsakymams. Paprastai detalė neturi būti išsami. Tačiau paprastai pakanka leisti pareiškėjams patiems atlikti tyrimą, kad jie geriau suprastų paraišką pateikusios šalies poreikius.
Pagal struktūrą prašymas pateikti pasiūlymą gali būti labai platus arba labai išsamus. Kai kurios užklausos yra ne ilgesnės nei vienas puslapis ir apima tik bendrąsias pateikimo gaires, pvz., kelios konkrečios sritys, kurias reikia spręsti, kaip pateikti užbaigtą pasiūlymą ir visų pasiūlymų pateikimo data. Kiti RFP pateikia konkrečius skyrius ir formatą, kurio reikia laikytis be klaidų.
Abu šie pasiūlymo prašymo formatavimo būdai turi pranašumų. Platus formatas užtikrina, kad reikiama informacija bus pateikta atsakymo tekste, tačiau leidžia subjektui susidaryti supratimą, kaip kiekvienas pareiškėjas prisistato, kai jam suteikiama didelė atsakymo veiksmų laisvė. Priešingai, labai struktūrizuotas formatas pareiškėjui tiksliai nurodo, kaip tvarkyti duomenis taip, kad tai tikrai būtų reikšminga juos išduodančiam subjektui. Kartu visapusiška struktūra leidžia tiesiogine prasme lyginti kelių respondentų atsakymus greta, leidžiant po vieną skyrių sąrašą žemyn.
Atsižvelgiant į teikiamos paslaugos ar prekių tipą, pasiūlymo užklausoje gali būti scenarijų pavyzdžių, iliustruojančių, ko užklausos teikėjui reikia iš pardavėjo tiek įprastomis, tiek kritinėmis situacijomis. Pavyzdžiui, jei RFP skirtas telekonferencijų paslaugoms, iniciatorius gali norėti sužinoti, ar pardavėjas gali garantuoti tam tikro prievadų ar linijų skaičiaus prieinamumą net ir didžiausiu verslo laikotarpiu. Pardavėjas taip pat gali spręsti konkrečias problemas, tokias kaip paramos tinklo, skirto naudoti visos įmonės masto ekstremalios situacijos atveju, įdiegimas arba jei pardavėjas gali planuoti ir vykdyti konferencinius skambučius be jokio išankstinio įspėjimo.
Įmonės ar kitos organizacijos, kurioms reikia išduoti RFP, bet nežino, kaip susisteminti dokumentą taip, kad jis būtų kuo pranašesnis, dažnai gali pradėti procesą naudodamos vieną iš daugelio nemokamų RFP šablonų parinkčių, rastų internete. Šiuos šablonus galima keisti pagal poreikį. Kai kuriais atvejais šablonuose bus pateiktas bent vienas pasiūlymo užklausos pavyzdys, kuris bus kaip vadovas asmeniui ar komandai, atsakingam už RFP rengimą.