Valdomos spausdinimo paslaugos – tai dokumentų spausdinimo arba dokumentų spausdinimo mašinų perdavimas iš išorės. Tai gali būti išdėstyta įvairiais būdais, įskaitant spausdinimą ne vietoje, centralizuotą spausdinimo vietoje sritį, keletą decentralizuotų vietinių sričių arba dviejų pastarųjų derinį. Valdomų spausdinimo paslaugų pranašumai apima darbuotojų darbo jėgos ir išlaidų mažinimą.
Kai dauguma žmonių galvoja apie valdomo spausdinimo paslaugas, pirmiausia į galvą ateina kopijuokliai ir spausdintuvai, nes tai dažniausiai naudojami spausdinamiems dokumentams gaminti. Atsižvelgiant į organizacijos dydį, jai gali prireikti vieno ar kelių spausdintuvų, taip pat gali prireikti šių įrenginių, kad būtų galima spausdinti spalvotai arba nespalvotai. Tas pats pasakytina ir apie kopijavimo aparatus. Kai kuriais atvejais geriausias pasirinkimas įmonei gali būti dvigubos paskirties įrenginiai ar net daugiafunkciai aparatai, kuriuose yra tokių parinkčių kaip nuskaitymas ar faksogramų siuntimas.
Šių mašinų pirkimas gali būti labai brangus. Kai kurioms įmonėms ekonomiškai naudingiau išsinuomoti reikalingus spausdinimo įrenginius. Kai kurios įmonės siūlo tokio tipo paslaugas skirtingu tarifu.
Nesvarbu, ar įmonei priklauso mašinos, kopijuokliai ir spausdintuvai, ar jie nuomojasi, vis tiek reikės reguliariai prižiūrėti, kad jie veiktų, taip pat gali prireikti skubios pagalbos dėl konkrečių gedimų ar incidentų. Daugelis tų pačių įmonių, kurios siūlo nuomos susitarimus, taip pat siūlo tokias paslaugas pagal metinę ar daugiametę sutartį. Į tokias sutartis gali būti įtrauktas tam tikro skaičiaus dažų kasečių tiekimas per laikotarpį ir greičiausiai bus įtrauktas nustatytas incidentų skambučių skaičius bei reguliariai suplanuoti susitikimai su priežiūra.
Naudojimasis tokiomis paslaugomis turi keletą tikslų. Paslaugos išlaidos pagal sutartį paprastai gerokai sumažinamos, palyginti su įkainiais, taikomais už vieną skambutį ne sutarties sąlygomis. Daugumoje valdomų spausdinimo paslaugų sutarčių nurodomas langas, per kurį turi būti pateiktas paslaugos atsakymas. Tai padeda sumažinti įrangos prastovos laiką. Iškvietimo paslaugų įmonė taip pat apsaugo nuo to, kad darbuotojai, kurie nėra susipažinę su įranga, turi bandyti ją vėl pradėti naudoti.
Didesnėse įmonėse valdomos spausdinimo paslaugos gali reikšti centrinę spausdinimo vietą vietoje arba už jos ribų. Tai gali būti keli kopijuokliai arba spausdintuvai, kuriuos valdo tam skirti darbuotojai. Tokie centrai taip pat gali pasiūlyti papildomų paslaugų, tokių kaip didelio formato spausdinimas, įrišimas ir apipjaustymas. Dažniausiai tokio tipo centrai yra skirti didesniems darbams atlikti ir veikia kartu su daugybe spausdintuvų ar kopijavimo aparatų, esančių visame pastate smulkiems darbams atlikti.