Kontrolinė sąskaita yra suvestinė sąskaita finansinėje didžiojoje knygoje, kurioje kaupiami duomenys apie sąskaitą dukterinėje knygoje – didžiosios knygos stebi visas įmonės finansines operacijas. Papildomoje knygoje tvarkoma informacija yra pagrindinės knygos informaciją patvirtinanti detalė. Papildomos knygos naudojamos įvairioms pagrindinėje knygoje kaupiamoms prekėms sekti, įskaitant gautinas sumas, mokėtinas sumas, atsargas ir pajamas. Be operacijų sumų, antrinėse knygose dažnai bus nurodyti pavadinimai, vietos, aprašymai ir datos. Kiekvienas pagalbinės knygos elementas paprastai turės kontrolinę sąskaitą didžiojoje knygoje.
Apskaitos skyriai, kaupdami mėnesio, ketvirčio ir metinius finansinius duomenis, naudoja iš didžiosios knygos sugeneruotus bandomuosius likučius. Paprastai apskaitos skyriams retai reikia tokios informacijos, kuri stebima antrinėje knygoje. Pavyzdžiui, gautinų sumų skyrius turės turėti prieigą prie kliento informacijos, pvz., telefono numerio, kad galėtų susisiekti su klientu dėl neapmokėtų likučių. Tačiau apskaitos skyrius daugeliu atvejų norėtų matyti visas neapmokėtas gautinas sumas, o ne informaciją apie klientus, susietą su konkrečiomis operacijomis. Kai gautinų sumų skyrius atnaujina mokėtiną sumą kliento įraše, didžiosios knygos kontrolinė sąskaita atnaujinama su pakeitimu, o tai suteikia lengvai pasiekiamą prieigą prie visų gautinų sumų.
Kontrolinė sąskaita atnaujinama, kai antrinės knygos sistemingai perkelia informaciją į didžiąją knygą. Kontrolės sąskaitų atnaujinimo laikas priklauso nuo įvairių veiksnių, įskaitant susijusių sistemų sudėtingumą, įmonės dydį ir net mėnesio pabaigos apskaitos uždarymo planą. Didesnėse korporacijose didžiosios knygos sistema paprastai yra atskira programinės įrangos sistema, atskirta nuo antrinių knygų, sekančių tokias prekes kaip gautinos sumos ar atsargos. Tokiose situacijose kontrolinės sąskaitos gali būti neatnaujintos visą mėnesį, nes informacijos perdavimo tarp antrinės knygos ir didžiosios knygos planavimas vyksta ne realiuoju laiku. Mažesnėse įmonėse ta pati problema gali būti ne tokia, nes pagrindinės knygos ir antrinės knygos gali būti įtrauktos į vieną programinės įrangos paketą.
Vienas iš kontrolės sąskaitų pranašumų yra galimybė padidinti pareigų atskyrimą, o tai naudinga siekiant apriboti klaidas ir sukčiavimą. Dažnai asmenys, kuriems reikia sekti duomenis antrinėse knygose, yra atskiri nuo tų, kurie kaupia finansinius duomenis. Taigi, kai sudaromos finansinės ataskaitos, bus atliekami kontrolinių sąskaitų ir antrinių knygų suderinimai, siekiant užtikrinti, kad būtų pateiktas teisingas konkretaus eilutės elemento likutis. Galiausiai, kontrolinės sąskaitos leidžia lengviau ir greičiau kaupti finansinius duomenis apskaitos skyriams.