Verslo pirkimų terminas vartojamas apibūdinti veiklai, susijusiai su prekių ir paslaugų pirkimu verslo subjektui. Pirkimas arba pirkimas yra svarbi administracinė funkcija, kuri apima sąnaudų mažinimo ir ilgalaikio strateginio planavimo metodus, skirtus išeinančioms išlaidoms valdyti. Verslo pirkimų srityje yra trys pagrindinės sritys: konkursai, tiekėjo valdymas ir strateginiai pirkimai.
Verslo pirkimų srityje dirbantys žmonės yra žinomi kaip pirkimų profesionalai. Viešųjų pirkimų srityje yra trys pagrindiniai pareigybių pavadinimai: pirkėjas, pirkimų pareigūnas ir pirkimų vadovas. Pirkėjas yra atsakingas už prekių pirkimo iš pasirinktų tiekėjų valdymą. Pirkimų pareigūnas vadovauja konkurso ir tiekėjo atrankos procesui. Pagrindinė pirkimų vadovo atsakomybė – bendra skyriaus veikla ir derybos su stambiais dolerių vertės tiekėjais.
Konkursas – tai procesas, kai potencialūs tiekėjai kviečiami peržiūrėti išsamų reikalavimų dokumentą ir pateikti pasiūlymą dėl verslo. Reikalavimų dokumente nurodoma bendra sutarties vertė doleriais ir trukmė, reikalaujamo produkto ar paslaugos tipas, kokybės reikalavimai ir sutarties sąlygos. Didelė dalis civilinių ieškinių yra pagrįsti konkurso proceso trūkumais arba numanomu šališkumu. Labai svarbu sekti tinkamą verslo procesą ir užtikrinti sąžiningą bei skaidrų konkursą.
Verslo pirkimuose dažniausiai vartojami trys terminai: pasiūlymo užklausa (RFP), informacijos užklausa (RFI) ir citatos prašymas (RFQ). Reikalingo atsakymo tipas nurodomas dokumento tekste kartu su datomis ir kontaktine informacija. Visi trys terminai vartojami apibūdinti procesui, kai tiekėjai yra kviečiami atsakyti arba reikalavimai paskelbiami viešoje svetainėje arba pirkimo įrankyje, todėl įvairūs tiekėjai gali atsakyti. Datos šiame procese yra labai svarbios, o terminų nepaisymas arba jų praleidimas atsakymas nebus svarstomas. Kad išvengtumėte pašalinimo, būtinai gaukite kvitą su laiko ir datos antspaudu, nurodantį, kada dokumentus gavo pirkimo skyrius.
Pardavėjo valdymas apima sutarties laikymosi užtikrinimą, pagrindinio kontaktinio kontakto funkciją sprendžiant klausimus, susijusius su aptarnavimu ir ginčų sprendimu, taip pat visų mokėjimų ar sutartyje nustatytų sąlygų valdymą. Nors daug pastangų skiriama iš pradžių sudarant konkursą ir sudarant sutartį, pardavėjo valdymas yra vienintelis būdas užtikrinti, kad įmonė iš tikrųjų sutaupytų tikimasi. Efektyvus valdymas lemia mažesnius veiklos kaštus, efektyvias paslaugas ir tvirtesnę derybinę poziciją kitame derybų etape.
Strateginis pirkimas – tai planuoto pirkimo procesas. Įprastoje organizacijoje kiekvienas skyrius pateikia savo planuojamus pirkimus metams biudžeto arba pirkimų skyriui. Darbuotojai ieško bendrų bruožų arba galimybių sujungti susijusius produktus. Dėl šių mažesnių pirkimų gali būti skelbiamas konkursas, suteikiant galimybę keliems tiekėjams teikti šias prekes ir paslaugas. Apskritai šis procesas sumažina organizacijos pirkimo išlaidas.