Verslo procesų automatizavimas arba BPA – tai strategija, naudojama optimizuoti ir supaprastinti esminius procesus, naudojamus verslui valdyti, naudojant naujausias technologijas, siekiant automatizuoti funkcijas, susijusias su tų procesų vykdymu. BPA idėja yra leisti įmonei gauti didžiausią naudą išnaudojant visus turimus išteklius, išlaikant kuo mažesnes veiklos sąnaudas. Tai padeda verslui gauti didesnį pelną ir pasiekti tokį stabilumo lygį, kurį būtų sunku pasiekti nenaudojant automatizavimo.
Nors yra daug skirtingų požiūrių į verslo procesų automatizavimą, dauguma strategijų nustato tris esminius etapus, kurie turi įvykti, kad automatizavimas būtų sėkmingas. Pirmasis etapas yra žinomas kaip orkestravimas. Šio etapo metu vadovai dirba su automatizavimo specialistais, pavyzdžiui, informacinių technologijų kūrėjais, kad įvertintų verslo poreikius, ištirtų kiekvieno verslo veiklos sektoriaus specifiką ir nustatytų, kur technologijos gali supaprastinti kiekvieno iš tų sektorių veiksmus. . Orkestravimo metu visos dalyvaujančios šalys taip pat siekia nustatyti, kaip kiekvienas sektorius gali būti efektyviau sujungtas naudojant tinkamą aparatinę ir programinę įrangą, o tai savo ruožtu turėtų teigiamą poveikį bendroms gamybos pastangoms. Būtent čia apibrėžiama ir paruošiama įgyvendinti automatizavimo strategija įmonės kultūroje.
Po orkestravimo kitas verslo procesų automatizavimo etapas yra žinomas kaip integracija. Šio etapo metu kiekvienas įmonės padalinys palaipsniui supažindinamas su naujomis technologijomis. Kai pažanga yra įdiegta ir veikia, kreipiamasi į kitą diegimo proceso skyrių, o seka tęsiasi tol, kol visi įmonės sektoriai nebus įtraukti į automatizavimą. Šis laipsniškas metodas leidžia greitai nustatyti ir įgyvendinti bet kokias nenumatytas veiklos problemas, kurios iškyla kiekviename departamento lygyje, prieš išplečiant automatizavimą įtraukiant daugiau skyrių. Idealiu atveju tai reiškia, kad kai diegimas bus baigtas, kiekvienas skyrius teigiamai reaguoja ir padidina produktyvumą dėl naujų automatizuotų procesų.
Paskutinė verslo procesų automatizavimo fazė kartais vadinama dinamine integracija arba vykdymu. Tai yra etapas, kai dabar nustatyti automatizuoti procesai kiekviename skyriuje toliau integruojami, kad duomenys būtų teikiami kitiems skyriams. Pavyzdžiui, visiškai veikiančioje verslo procesų automatizavimo situacijoje duomenys iš pardavimų skyriaus automatiškai patenka į gautinas sumas, kurios savo ruožtu dalijasi duomenimis apie užsakymus, kuriems išrašyta sąskaita faktūra, su pardavimais, įvairiais valdymo lygiais ir kitais organizacijos asmenimis, kuriems reikia prieigos prie tų duomenų. . Vykdant šiuo lygiu taip pat sukuriamas dvipusis duomenų srautas, leidžiantis pardavėjams ir pardavimų vadybininkams lengvai gauti duomenis apie klientų pateiktus užsakymus, įskaitant išsiuntimo datas, sąskaitų faktūrų išrašymo datas ir tos sąskaitos faktūros apmokėjimo laiką.
Bet kokio dydžio įmonės gali gauti naudos iš verslo procesų automatizavimo. Darant prielaidą, kad automatizuoti procesai padeda atlikti funkcijas efektyviau nei rankiniai procesai, įmonė sumažina veiklos sąnaudas ir yra pasirengusi tiekti produktą mažesnėmis sąnaudomis. Tai savo ruožtu reiškia, kad už kiekvieną parduotą vienetą uždirbama daugiau pelno – veiksnys, svarbus beveik bet kurios verslo įmonės sėkmei.