Vidaus kontrolė – tai taisyklių ir procedūrų sistema, kurią organizacija nustato siekdama užtikrinti savo finansinės atskaitomybės patikimumą, veiklos efektyvumą ir efektyvumą bei atitiktį galiojančioms taisyklėms, reglamentams ir įstatymams. Vidaus kontrolę kuria ir įgyvendina ne tik organizacijos direktoriai, bet ir jos vadovybė bei vadovai. Nors vidaus kontrolė yra skirta daugeliui tikslų, jos pirmiausia yra orientuotos į organizacijos finansinę veiklą. Tinkamai suprojektuota organizacijos veiklos vidaus kontrolės sistema gali užkirsti kelią netinkamam valdymui ir netinkamam veikimui, įskaitant grobstymą, sukčiavimą ir vagystę.
Paprastai suprantamas netinkamo elgesio bruožas yra tai, kad jis sėkmingiausiai veikia po paslapties šydu &emdash; kuo mažiau žmonių tai žino, tuo didesnė sėkmės tikimybė. Kuo daugiau žmonių žino, tuo didesnė nesėkmės arba atgrasymo tikimybė. Pavyzdžiui, buhalteriui gali būti gana lengva išrašyti apgaulingus čekius, jei reikia tik vieno parašo, tačiau jei reikia dviejų, vagystė tampa daug sunkesnė.
Taigi vienas iš paprasčiausių vidaus kontrolės metodų yra asmenų, dalyvaujančių finansinėje veikloje, pareigų atskyrimas. Pavyzdžiui, dauguma organizacijų reikalauja dviejų parašų ant čekių arba čekių, kurių suma viršija tam tikrą sumą, o tai užtikrina, kad čekių negalėtų tiesiog rašyti vienas asmuo. Kai čekiai spausdinami mašina arba kompiuteriu, už čekių spausdinimą atsakingi asmenys neturėtų jų pasirašyti (arba nerašyti mechaninių parašų) &emdash; tas darbas turėtų būti paskirtas kitam asmeniui. Kai atsiskaitant už prekių gavimą išrašomi čekiai, vidaus kontrolės sistemos turėtų reikalauti, kad prieš išrašant mokėjimo čekį siuntos gavimo dokumentai būtų suderinti su sąskaita faktūra. Ši paprasta taisyklė užtikrina, kad už mokėjimą atsakingas asmuo gali būti pagrįstai tikras, kad prekės iš tikrųjų buvo gautos geros būklės, net jei gavimo vieta yra toli nuo finansų biuro. Jei čekį turi pasirašyti kas nors kitas, prie jo bus pridedama visa dokumentacija, kuri bus peržiūrėta prieš pasirašant čekį ir perduodama pardavėjui.
Nepopuliarus daugelio vidaus kontrolės sistemų komponentas yra asmeninių santykių, įskaitant santuoką, draudimas tarp finansinių paslaugų skyrių ir kitų skyrių darbuotojų. Jei atsiranda asmeniniai santykiai tarp, tarkime, skolų skyriuje dirbančio asmens ir sandėlyje esančio asmens, reikėtų atsistatydinti ir susirasti darbą kitur, kad būtų išvengta net netinkamo elgesio.
Valstybinės įmonės ir daugelis didelių privačių įmonių turi vidaus kontrolę, kuriai reikalingas periodiškas išorės apskaitos įmonės auditas, taip pat vidaus audito skyriai, įpareigoti reguliariai peržiūrėti finansines operacijas ir kitas operacijas. Tinkamai atlikti šie trečiųjų šalių ir vidaus auditai nuodugniai ištirs įmonę, išanalizuos jos procedūras iš vidaus kontrolės perspektyvos ir ištirs sandorius, kad įsitikintų, jog jie yra tokie, kokie atstovaujami.
Vidaus kontrolės sistemos, nors savo pobūdžiu paprastai suprantamos kaip finansinės, neapsiriboja finansine veikla, bet apima ir kitas įmonės veiklos sritis, kad padėtų užtikrinti, kad jos iš tikrųjų vyktų taip, kaip tikėtasi. „Kokybės kontrolės“ ir „kokybės užtikrinimo“ skyriai yra veiklos kontrolės mechanizmai, užtikrinantys, kad viskas nuo ženklinimo iki saugumo plombų iki sudedamųjų dalių būtų tiksliai taip, kaip nurodyta. Atsargų kontrolės mechanizmai padeda apsaugoti įmonę nuo nuostolių dėl vagysčių, o apsaugos darbuotojai ne tik neleidžia patekti į objektą pašaliniams darbuotojams, bet ir atgraso nuo vagysčių.
Vidaus kontrolės procedūros ir praktika įgavo didesnę reikšmę Jungtinėse Valstijose 2002 m., kai buvo priimtas Sarbanes-Oxley įstatymas, pavadintas „Viešosios įmonės apskaitos reformos ir investuotojų apsaugos įstatymu“. Jis buvo priimtas reaguojant į daugybę įmonių ir apskaitos skandalų, todėl viešųjų korporacijų vadovams buvo taikoma daug didesnė atskaitomybė. Pavyzdžiui, įmonių vadovai reguliariai pasirašo savo įmonių metines ataskaitas; Sarbanes-Oxley laiko juos asmeniškai atsakingais už savo materialinius netikslumus. Taigi šie vadovai turi papildomų paskatų įdiegti išsamias vidaus kontrolės sistemas, kad būtų užtikrintas jų ataskaitų patikimumas.