Pagrindinė viešųjų pirkimų koncepcija yra ta, kad pažangiu planavimu, tvarkaraščiu ir grupiniu pirkimu didelė organizacija gali sutaupyti pinigų ir padidinti kasdienio verslo veiklos efektyvumą. Šių sąvokų laikymosi lygis labai skiriasi visuose valdžios lygmenyse, o kartais net ir vyriausybinėje agentūroje. Dėl didžiulio poveikio dydžio ir įvairovės vyriausybės pirkimo veikla daro didžiulį poveikį vietos ekonomikai.
Į daugumą vyriausybinių pirkimų politikos įtraukti keturi žingsniai: grupinis pirkimas, pristatymas tinkamu laiku, sutartinė masinė kaina ir sumažintos administracinės išlaidos. Be šių elementų, visos vyriausybinės agentūros ir departamentai yra parašę viešųjų pirkimų politiką ir gaires, kurių reikia laikytis. Procedūros, susijusios su pardavėjų atranka, konkurso gairės dėl didelės vertės sutarčių doleriais ir mokėjimo sąlygos dažnai yra vieši dokumentai. Kitas viešųjų pirkimų aspektas yra verslo santykių taisyklės. Daugelis pirkimų politikos draudžia priimti dovanas iš tiekėjų ir turi griežtas taisykles dėl susitikimų dažnumo ir vietų.
Grupinis pirkimas – tai procesas, kai sujungiami bendri resursų reikalavimai skirtingiems padaliniams ir sukuriamas vienas pirkimo užsakymas. Skyriai gali būti fiziškai skirtingose vietose ir turėti skirtingus pristatymo terminus. Norint pasinaudoti grupinio pirkimo galimybėmis, reikalingas koordinavimas ir bendradarbiavimas. Didelės vyriausybinės agentūros gali įpareigoti laikytis tam tikrų pirkimo sutarčių, paprastai plačiai naudojamų generinių produktų. Kopijavimo arba spausdinimo popierius yra įprastas gaminys tokio tipo sutartims, nes pagrindiniai gaminio reikalavimai yra vienodi visiems.
Pristatymas laiku – tai valdymo technika, kai tiekėjas yra atsakingas už tai, kad įsigytų medžiagų kiekiai būtų paruošti ir pristatyti nurodytomis datomis ir laiku. Šio tipo pristatymo reikalavimas paprastai derinamas su grupiniu pirkimu, todėl klientas sumažina sandėliavimo išlaidas. Šio tipo susitarimų trūkumas yra lankstumo trūkumas sprendžiant ekstremalias situacijas ir priklausomybė nuo pristatymo tinklo.
Masinis kainų nustatymas ir derybos yra labai svarbūs vykdant viešuosius pirkimus. Paprastai derybas baigia pirkimų direktorius arba vyresnysis pirkimo agentas didelės agentūros ar skyriaus vardu. Čia galima pasiekti tikrąją dolerio vertę ir sutaupyti mokesčių mokėtojų pinigų nepakenkiant paslaugai.
Pridėtinės administracinės išlaidos – tai organizacijos sąnaudos už visą pirkimo apmokėjimo ciklą. Tai apima atlyginimus ir aptarnavimo išlaidas pirkimų personalui, sąskaitų faktūrų apdorojimą, čekių gamybą ir pardavėjo užklausų sprendimą. Daugelis vyriausybinių agentūrų turi centrinį viešųjų pirkimų skyrių kaip išlaidų mažinimo programos dalį. Tokio tipo organizacinė struktūra padidina kooperatinio pirkimo ir pirkimo veiklos stebėjimo galimybes.