Pirkimo ciklas – tai eilė žingsnių, susijusių su prekių įsigijimo, skirtų parduoti ar naudoti įmonei ar agentūrai, procese. Jis prasideda nustatant konkretaus produkto poreikį, pereina per pirkimo ir pristatymo procesą ir baigiasi atnaujinimo metu, kai žmonės nusprendžia, ar jiems reikia daugiau produkto. Dažnai šį procesą prižiūri visas skyrius. Šis skyrius turi rasti geriausius produktus geriausiomis kainomis, atsižvelgdamas į tokius apribojimus kaip atsisakymas užmegzti verslą su tam tikromis įmonėmis ar šalimis, sprendžiant, ką ir iš kur įsigyti.
Kai įmonė nustato produkto poreikį, prasideda pirkimo ciklas, kurio metu renkama informacija. Žmonės tiria galimas galimybes patenkinti poreikius ir renka duomenis apie kainas, nuolaidas, pristatymo laiką ir kitus dalykus. Nustačius geriausią įmanomą šaltinį, jie kreipiasi į tiekėją, kad pradėtų derybas dėl sutarties. Tai gali būti taip paprasta, kaip užsakyti kelis popieriaus dėklus iš popieriaus gamyklos, arba taip pat sudėtinga, kaip derėtis dėl visiškai naujos kompiuterinės sistemos vyriausybinei agentūrai.
Per šią pirkimo ciklo dalį abiejų pusių žmonės stengiasi gauti geriausią pasiūlymą. Tiekėjas atsižvelgs į tokius veiksnius kaip užsakymo dydis ir pakartotinių užsakymų tikimybė, o įmonė galvoja apie tokius klausimus kaip, kaip greitai jai reikia produkto. Ji gali prašyti pavyzdžių, kad galėtų įvertinti kokybę ir palyginti skirtingų tiekėjų pasiūlymus. Galų gale jis užbaigs sandorį su pardavimo sutartimi ir lauks pristatymo.
Po pristatymo žmonės naudoja arba parduoda gaminį, užbaigdami pirkimo ciklą, nes susiduria arba su nauju produkto poreikiu, arba užbaigus projektą ir nebereikės tam tikro produkto. Jie gali išmesti nepanaudotą prekę, grąžinti nuomą, atsikratyti sugadintų ir panaudotų gaminių bei nuspręsti, ar reikia užsisakyti daugiau. Šiuo pirkimo ciklo metu žmonės gali prašyti darbuotojų ir kitų atsiliepimų apie tai, kaip produktas atitiko jų poreikius, kad nuspręstų, ar nori naudoti tą patį tiekėją, ar kreiptis į ką nors naujo.
Paprastai įmonėje yra taikomos konkrečios pirkimo procedūros. Žmonės turi laikytis šių taisyklių, jei nori užsisakyti naujų produktų, pradedant teisingos paraiškos formos pateikimu ir baigiant įsitikinimu, kad kas nors gali pasirašyti už produktą pristatymo metu. Tai gali būti sudėtinga darbo vietose, kuriose kyla problemų, pvz., saugumo problemų, nes norint apsaugoti darbo vietos saugumą pirkimo ciklo metu gali prireikti papildomų veiksmų, pvz., atlikti tiekėjų biografijos patikrinimus.