Pirkimų politika yra tiesiog taisyklės ir reglamentai, kurie nustatomi siekiant valdyti prekių ir paslaugų, reikalingų organizacijai efektyviai funkcionuoti, įsigijimo procesą. Tiksliu procesu bus siekiama sumažinti išlaidas, susijusias su tų prekių ir paslaugų pirkimu, naudojant tokias strategijas kaip pirkimas dideliais kiekiais, sudarytas pardavėjų sąrašas ir sudaryti pertvarkymo protokolai, padedantys išlaikyti mažas atsargas, nekeliant pavojaus įmonės funkcijai. operacija. Tiek mažos, tiek didelės įmonės, taip pat ne pelno organizacijos reguliariai taiko tam tikrą viešųjų pirkimų politiką.
Nėra vieno tinkamo būdo nustatyti viešųjų pirkimų politiką. Tokie veiksniai kaip verslo dydis, pardavėjų galimybė tiekti reikalingas prekes ir paslaugas bei įmonės pinigų srautai ir kreditas dažnai turės įtakos pirkimo būdui. Įmonės dydis taip pat gali turėti įtakos formuojant viešųjų pirkimų politiką, nes maža įmonė gali nesugebėti gauti didelių pirkimo nuolaidų, kurias didelė korporacija gali gana lengvai valdyti.
Panašiai verslo ar subjekto aplinkybės ir finansiniai tikslai įtakoja pirkimų sistemų pasirinkimą. Kai kurios sistemos yra paprasti rankiniai procesai, kuriuose naudojami senesni metodai, pvz., atverčiamų kortelių sistema, skirta stebėti pirkinius, prekių išdavimas įvairiems skyriams ir einamoji atsargų apskaita, kuri naudojama planuojant būsimus pirkinius. Šiandien elektroninės sistemos leidžia automatiškai sekti visas šias funkcijas, apima automatinį paraiškų ir pirkimo užsakymų generavimą, kai tam tikros atsargų prekės lygis nukrenta iki tam tikro lygio.
Elektroninis pirkimas šiandien yra įprastas užsakymų pateikimo ir sekimo būdas. Pardavėjai užmezga tinklo ryšius su klientais, kurie suteikia galimybę prisijungti prie bet kokių kliento naudojamų pirkimų programų ir automatiškai pateikti užsakymus, naudojant internetą ryšiui užmegzti. Tokio tipo programos taip pat leidžia greitai sekti užsakymų įvykdymą, pristatymo datas ir netgi peržiūrėti visas šiuo metu galiojančias pirkimo sutartis.
Nesvarbu, ar viešųjų pirkimų politika apima statybos viešųjų pirkimų procedūrų nustatymą, ar reglamentuoja gamintojo ar labdaros organizacijos pirkimus, tvirta politika bus naudinga organizacijai, nes išlaikys išlaidas ir aiškiai apibrėžia, kaip bus perkama. Keičiantis subjekto poreikiams, yra didelė tikimybė, kad pirkimų politika bus pakoreguota, kad atitiktų tas naujas aplinkybes. Tai būtina siekiant užtikrinti, kad politika ir toliau veiktų geriausiais įmonės ar ne pelno organizacijos interesais, o įsigijimo procesas būtų paprastas ir tvarkingas.