Kiekviena organizacija, kuri perka prekes ar paslaugas, turi standartines pirkimo procedūras, būdus, kuriais taiko tuos daiktus. Šios procedūros apima visus pirkimo ciklo aspektus, įskaitant tiekėjo pasirinkimą, derybas dėl sutarties, užsakymo pateikimą ir apmokėjimą. Visos įmonės turi viešųjų pirkimų procedūras, kurios naudojamos kontroliuoti išlaidų veiklą, užtikrinti, kad būtų gauti atitinkami patvirtinimai ir sumažinti permokėjimo riziką. Pirkimo veikla apima visą išlaidų veiklą, išskyrus darbo užmokestį, ir dažnai sudaro daugiau nei 50 procentų visų išlaidų.
Pirminė viešųjų pirkimų procedūrų plėtros varomoji jėga yra visų išlaidų kontrolė. Faktinės naudojamos procedūros gali šiek tiek skirtis, bet bus panašios. Tinkamas patvirtinimo procesas paprastai apima užduočių atskyrimą ir vyresniųjų vadovų įtraukimą į sandorius, kurie kainuos daugiau nei konkreti kaina. Kita standartinė pirkimo procedūra yra apriboti prieigą prie pirkimo užsakymo formų ir reikalauti pasirašyto vadovo, o ne prekes naudojančio asmens, įgaliojimo. Šis prekių gavėjo ir patvirtinimo atskyrimas skirtas užtikrinti, kad vyresnysis personalo narys žinotų apie užsakymą ir galėtų patvirtinti, kad medžiagos reikalingos ir bus naudojamos pagal paskirtį.
Kita įprasta viešųjų pirkimų procedūra – sudaryti trumpą iš anksto patvirtintų konkrečių prekių tiekėjų sąrašą. Pardavėjai įtraukiami į sąrašą konkurso tvarka, kuri vykdoma pagal planą. Šis procesas sukurtas taip, kad būtų skaidrus ir suteiktų įmonei galimybę gauti kainų nuolaidas, atitikti kokybės standartus ir užtikrinti pristatymo savalaikiškumą.
Įmonei be tinkamų pirkimų procedūrų kyla rizika – per didelės išlaidos, nepasiekimas geros vertės ir sukčiavimas perkant. Daugelis žmonių, kurie neturi apskaitos ar pirkimų mokymo, piktinasi pirkimo užklausos veiksmais. Tačiau šie procesai skirti sutaupyti laiko ir pinigų.
Kitos įprastos viešųjų pirkimų procedūros apima vertės slenksčių, dėl kurių atsiranda skirtinga pirkimo veikla, nustatymą. Pavyzdžiui, pirkiniams, kurie kainuoja daugiau nei tam tikra suma, gali reikėti, kad pirkimo užsakymą patvirtintų du valdymo lygiai. Pirkimo užsakymui už daug didesnę kainą gali tekti pateikti pasiūlymą.
Kai kuriais atvejais iš įmonių gali tekti ginti savo pirkimo sutartis. Jei konkurso procese dalyvavęs pardavėjas mano, kad jam nebuvo suteikta sąžininga galimybė konkuruoti, gali būti pateiktas ieškinys. Sutarčių teisė yra didelės teisinės veiklos šaltinis, o įmonės, turinčios griežtas viešųjų pirkimų procedūras, gali geriausiai ginti savo verslo sprendimus.