Yra du pagrindiniai pirkimų programinės įrangos tipai: elektroninis pirkimas arba logistikos valdymas. Pirkimų programinė įranga paprastai yra įmonės išteklių planavimo (ERP) sprendimo arba apskaitos paketo dalis. Dauguma programinės įrangos tiekėjų siūlo visiškai integruotą sprendimą, įtraukiantį pirkimo veiklą į apskaitos sistemą. Šio tipo programinės įrangos pranašumas yra galimybė bet kuriuo metu tiksliai pranešti apie visus finansinius įsipareigojimus.
Pirkimas arba pirkimas – tai visa veikla, susijusi su prekių ir paslaugų, skirtų verslui, įsigijimu. Standartinė pirkimo sistema leidžia vartotojams kurti pirkimo paraiškas, prekių kvitus, pirkimo užsakymus ir sąskaitas faktūras. Prekių grąžinimas, kredito pažymos ir pristatymo patvirtinimas yra parinktys, dažnai įtrauktos į tokio tipo programinę įrangą. Geriausia pirkimų programinė įranga apima svarbias ataskaitų teikimo funkcijas, automatizuotus patvirtinimo darbo srautus ir įsipareigojimų stebėjimą.
Elektroniniai pirkimai arba e. pirkimai yra pirkimų programinė įranga, naudojama prekėms iš kitų tiekėjų per jų interneto svetaines pirkti. Paprastai vartotojas prisijungia prie vidinio elektroninio pirkimų sprendimo, prijungto prie apskaitos programinės įrangos. Vartotojas gali pasirinkti iš patvirtintų tiekėjų sąrašo ir naršyti jų katalogus, ieškodamas produktų. Renkantis prekes, prekės pažymimos elektroninėje pirkimų programinėje įrangoje.
Vartotojas privalo priskirti vidines paskyras prekėms, esančioms krepšelyje. Tada suaktyvinamas vidinis patvirtinimo procesas, paprastai naudojant automatinius el. laiškus arba susijusius įrankius. Patvirtinus tiekėjui išsiunčiamas elektroninis pirkimo užsakymas. Gavęs prekes vartotojas vėl prisijungia prie elektroninės pirkimų sistemos, kad galėtų apdoroti prekių gavimą.
Elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymo procesas leidžia patvirtintoms įmonėms savo sąskaitas faktūras pateikti tiesiogiai klientui elektroniniu būdu. Daugumoje sistemų yra automatinis procesas, užtikrinantis, kad apmokėti būtų pateikti tik gauti užsakymai. Kitos įmonės reikalauja, kad kiekviena sąskaita faktūra būtų peržiūrėta ir patvirtinta rankiniu būdu prieš apdorojant jas apmokėti.
Elektroninių pirkimų programinė įranga per pastaruosius penkerius metus labai išaugo ir tikimasi, kad ji toliau augs. Įstaigoms, įgyvendinančioms elektroninius pirkimus, yra daug galimybių sutaupyti. Sutaupoma tiek daug dolerių, nes sutrumpėjo sąskaitų faktūrų apdorojimo laikas, tiek sutaupoma mažai dolerių dėl sutrumpėjusio personalo laiko, reikalingo užsakymui apdoroti. Standartinė viešųjų pirkimų programinė įranga yra dažniausiai naudojamas kontrolės mechanizmas, skirtas stebėti išlaidų veiklą ir stebėti kainas, kurias tiekėjai taiko, taip pat užtikrinti, kad būtų laikomasi politikos.