Pirkimų sistema paprastai yra kompiuterizuota sistema, skirta viešųjų pirkimų procesui valdyti. Pirkimas yra terminas, naudojamas apibūdinti verslo ar organizacijos pirkimo veiklą. Yra du pagrindiniai pirkimų sistemų tipai: elektroniniai pirkimai ir standartiniai pirkimai. Abiejų tipų sistemos yra plačiai prieinamos ir dažnai įtraukiamos į įmonės išteklių planavimo (ERP) arba apskaitos programinės įrangos produktą.
Nors teikiamos funkcijos skiriasi priklausomai nuo programinės įrangos, įprastas pirkimo įrankis apima pirkimo paraiškas, pirkimo užsakymus, prekių kvitus ir sąskaitų faktūrų apdorojimą. Be šių pagrindinių reikalavimų, daugumoje sistemų yra daugybė ataskaitų teikimo įrankių. Įtaisyti patvirtinimo procesai, kontrolė ir lėšų valdymo įrankiai paprastai yra standartiniai didesniuose produktuose.
Pagrindinė viešųjų pirkimų koncepcija yra ta, kad pažangus planavimas, planavimas ir grupinis pirkimas leis sutaupyti sąnaudų, efektyviau vykdyti verslo veiklą, taigi ir padidinti pelningumą. Šiam procesui valdyti naudojama viešųjų pirkimų sistema, užtikrinanti sąskaitų faktūrų apdorojimo laiką, bendrų išlaidų pagal prekių rūšį sekimą, taip pat finansinių įsipareigojimų ir pinigų srautų valdymą. Visiškas pirkimų sistemos įdiegimas paprastai lemia reikšmingus esamo verslo proceso pakeitimus, nes sistemai reikės tam tikros vidinės kontrolės ir procedūrų.
Elektroninė pirkimų sistema taip pat žinoma kaip e. Šis terminas vartojamas apibūdinti programinei įrangai, kuri suteikia pirkėjams galimybę internetu pasiekti tiekėjų katalogus, taip pat priimti elektronines sąskaitas. Pirkėjai pasirenka medžiagas, nurodo sąskaitas, kurias reikia apmokestinti už pirkinį, ir apskaitos sistemoje sudaro pirkimo užsakymą. Visa su pirkimais susijusi veikla atliekama elektroninėje sistemoje, sumažinant popierizmą ir didinant efektyvumą.
Elektroninis sąskaitų faktūrų apdorojimas leidžia pasirinktoms įmonėms dar labiau supaprastinti sąskaitų faktūrų peržiūrą ir tvirtinimą. Tada duomenys nukreipiami per daugybę internetinių patvirtinimų, prieš juos apdorojant apmokėjimui apskaitos sistemoje. Tokio tipo viešųjų pirkimų sistema yra labai populiari didelėse įmonėse, kuriose sudaromos pirkimo sutartys išlaidų veiklai valdyti. Šioms įmonėms sutrumpėjęs sąskaitų faktūrų apdorojimo laikas suteikia puikią investicijų grąžą.
Standartinė pirkimų sistema yra visiškai integruota su organizacijos naudojamu apskaitos programinės įrangos paketu. Visa pirkimo veikla yra sekama ir valdoma per šį modulį, todėl įmonė gali kontroliuoti išlaidas ir stebėti galimybes sutaupyti daugiau. Ataskaitos, analizė ir vidinės kontrolės priemonės yra integruotos į tokio tipo programinę įrangą ir yra sukurtos remiantis geriausia praktika. Pirkimų sistemos diegimas yra vienas iš paprasčiausių būdų pagerinti veiklos efektyvumą.