Pirkimų biuras arba skyrius paprastai organizuojamas didelės įmonės ar organizacijos finansų portfelyje. Viešiesiems pirkimams naudojamos dvi organizacinės struktūros: centralizuota ir specifinė gamykla. Centralizuotame pirkimų biure visas pirkimo užklausas ir veiklą tvarko centrinė administracinė grupė. Konkrečiai gamyklai skirtoje struktūroje kiekvienas fizinis objektas turi savo pirkimo biurą.
Centralizuotuose pirkimuose paprastai yra penki vaidmenys: pirkėjas, pirkimų pareigūnas, pirkimų vadovas, direktorius ir pirkimų analitikas. Visi penki pirkimų komandos nariai teikia paslaugas kiekvienam organizacinės struktūros skyriui. Skyriaus vartotojai savo pirkimo prašymus gali pateikti elektroniniu būdu arba telefonu, faksu ar el. Centrinis pirkimų biuras skirtas kliento reikalavimams valdyti, kartu užtikrinant pirkimų politikos laikymąsi.
Kad galėtų pretenduoti į viešųjų pirkimų pareigas, visi kandidatai turi turėti minimalų verslo ar pirkimo verslo diplomą. Profesionalūs viešųjų pirkimų darbuotojai paprastai turi profesionalų paskyrimą, pvz., Certified Procurement Professional (CPP). Centralizuotame modelyje pirkėjas yra pradinio lygio pozicija. Tiek viešųjų pirkimų pareigūnas, tiek analitikas yra profesionalūs, o pirkimų vadovas eina priežiūros pareigas. Pirkimų direktorius nustato strateginę kryptį ir dalyvauja didelės vertės derybose.
Konkrečiai gamyklai priklausančioje struktūroje aukščiausią reitingą užimantis asmuo biure paprastai yra pirkimų vadovas. Kiekvienas pirkimų vadovas gali turėti vieną ar du pirkimo pareigūnus ir kelis pirkėjus. Bendras darbuotojų skaičius priklauso nuo objekto dydžio ir pirkimo apimties. Pirkimų vadybininkai paprastai atsiskaito įmonės ar objekto vyriausiajam finansininkui arba kontrolieriui.
Nepriklausomai nuo organizacinės struktūros, pirminė pirkimų personalo užduotis yra rasti geriausią įmanomą kainos, kokybės ir paslaugų derinį. Kiekvienas biuro narys turi teikti paslaugas savo klientų grupei, suprasti reikalavimus ir bendrauti su tiekėjų bendruomene. Geriausių tiekėjų paieška ir pirkimo užsakymo užbaigimas apima daugybę veiksmų, skirtų užtikrinti atvirą ir teisingą procesą.
Pirkimų analizė pirmiausia yra pagrindinė funkcija ir gali būti organizuojama kaip atsakinga už finansines paslaugas. Šis asmuo kuria ataskaitas, kad galėtų stebėti išlaidų veiklą pagal sutartis, bendras išlaidas ir užtikrinti, kad būtų laikomasi politikos. Šioms pareigoms dažnai reikia papildomo mokymo statistikos ir duomenų valdymo srityse. Šios ataskaitos paprastai teikiamos vyresniajai vadovybei, kad būtų galima stebėti faktines išlaidas ir stebėti viešųjų pirkimų tarnybos veiklą.