Kaip būdas pridėti vaizdinių duomenų prie garso konferencijos, žiniatinklio konferencijos yra palyginti nebrangi priemonė sukurti virtualią darbo aplinką su žmonėmis visame mieste ar visame pasaulyje. Štai keletas žiniatinklio konferencijų technologijos, parinkčių ir taikomųjų programų pagrindų.
Žiniatinklio konferencijos, kaip papildomos garso konferencinių skambučių paslauga, pirmą kartą pasirodė masinėje rinkoje praėjusio amžiaus dešimtajame dešimtmetyje. Iki tol internetinės konferencijos buvo laikomos aukščiausios kokybės paslauga, kuria galėjo naudotis tik labiau klestinčios įmonės ir organizacijos. Tačiau devintojo dešimtmečio pabaigoje dėl technologijų pažangos tapo akivaizdu, kad internetas gali palaikyti paprastą dalijimosi prezentacijomis aplinką, kuri būtų idealus būdas dalytis diagramomis, darbalapiais ir kitais duomenimis su asmenimis, naudojant konferencinius garso skambučius žodiniam bendravimui.
Ankstyviausiose žiniatinklio konferencijose labai priklausė nuo programos įkėlimo ir saugojimo talpykloje kiekvieno asmens, kuris turėjo dalyvauti žiniatinklio susitikime, standžiajame diske. Įkeliant būtų įtraukti failai, kurie bus naudojami susitikimo metu. Tiesą sakant, konferencijos iniciatorius arba vadovas prie tų failų pasieks konferencijos metu ir kontroliuos jų rodymą susitikimo metu.
Tačiau daugelis žmonių prieštaravo šiam požiūriui, nes patentuota informacija dabar buvo saugoma daugelyje standžiųjų diskų. Konferencijos vadovas turėjo pasikliauti daugybe dalyvių, kad po susitikimo ištrintų jautrius failus iš standžiojo disko. Laikui bėgant technologija buvo patobulinta, kad pasibaigus konferencijai būtų galima automatiškai ištrinti failus. Iki šiol vis dar yra žiniatinklio konferencijų teikėjų, reikalaujančių, kad dalyviai prisijungtų bent trisdešimt minučių prieš tiesioginius susitikimus ir atliktų šį įkėlimo procesą.
Dešimtojo dešimtmečio pradžioje pradėjo atsirasti alternatyvių interneto pristatymų sprendimų. Vieno tipo paslaugos buvo labai priklausomos nuo pristatymų bendrinimo kūrimo įrankių, tokių kaip „PowerPoint“, naudojimu. Naudodamas tokio tipo žiniatinklio konferencijas, vadovas įkeltų skaidrių pristatymą į žiniatinklio konferencijų tarnybos serverį. Skaidrės buvo konvertuotos į pagrindines HTML skaidres ir išsaugotos teikėjo serveryje. Naudodamas prisijungimo kredencialus, vadovas galėjo prisijungti ir suaktyvinti susitikimą, pasirinkdamas iš išsaugotų pristatymų sąrašo, kuriuo pasidalino su dalyviais. Šis požiūris labai patiko asmenims, kurie keliavo ir ne visada galėjo būti prie savo kompiuterio, kad galėtų vesti susitikimą. Jei pristatymas buvo iš anksto įkeltas į interneto konferencijų paslaugą, užtektų bet kurio kompiuterio su interneto ryšiu ir medijos leistuvu.
Dalyviams ši naujesnė žiniatinklio konferencijų forma pašalino bet kokių failų talpyklą jų standžiajame diske. Viskas, ko jiems reikėjo, kad jie galėtų dalyvauti, buvo prisijungimo puslapio URL ir prieigos kodas. Kadangi pristatymas buvo konvertuotas į paprastas HTML skaidres, dalyviams nereikėjo nieko, išskyrus medijos leistuvą, kad galėtų peržiūrėti pristatymus. Nereikėjo anksti prisijungti, kad ką nors parsisiųsti. Interneto konferencijos tapo šiek tiek švaresnės visiems.
Bėgant metams interneto kompiuterių konferencijos tapo patogesnės vartotojui, net jei buvo pridėta papildomų funkcijų. Garso transliacija leidžia dalyviams klausytis garso, kai jie šiandien žiūri pristatymus. Dauguma žiniatinklio konferencijų įrankių šiandien leidžia ne tik peržiūrėti dokumentus, bet ir galimybę lyderiui perleisti kontrolę, kad dalyviai galėtų kartu dirbti su laišku, skaičiuokle ar pristatymu.
Daugelio žiniatinklio konferencijų sistemų pranešimų galimybės leidžia dalyviams nusiųsti asmeninį pranešimą vadovui, kuris gali atsakyti privačiai arba paskelbti pranešimą visai grupei diskusijai. Tiek vadovo, tiek dalyvių lankomumo sąrašai leidžia visiems matyti, kas šiuo metu dalyvauja konferencijoje, kada prisijungia asmenys ir kiek laiko žmonės yra žiniatinklio pristatymo susitikime. Įrašymo galimybės leidžia sinchronizuoti balsą ir vaizdus į vieną nuolatinį įrašą, kuriuo vadovas gali pasidalinti su kitais vėliau.
Interneto konferencijos pasirodė esąs naudingas ir ekonomiškas įrankis daugeliui įvairaus dydžio įmonių ir organizacijų. Kadangi ateinančiais metais produktas bus patobulintas papildomomis funkcijomis, jis neabejotinai suteiks dar naudingesnį būdą bendrauti su žmonėmis visame pasaulyje.