Žinių organizavimas yra visas įmonės ar firmos surinktos informacijos ir žinių „sutvarkymo“ ir išdėstymo procesas. Tokiu būdu įmonė gali daug lengviau gauti duomenis ir išteklius, kai to reikia. Šis procesas taip pat padeda įmonei nustatyti, kiek žinių ji turi ir kiek trūksta. Todėl žinių organizavimo koncepcija „žinias“ traktavo kaip turtą, kurį reikia saugoti ir didinti įmonės labui.
Žinių organizavimo metodas apima kelis žingsnius, kurie gali vykti tiek persidengiant, tiek vienu metu. Pirmas žingsnis yra klasifikavimas, kai pirmiausia galima surūšiuoti dokumentus ir sugrupuoti juos pagal bendrus veiksnius. Po to seka žinių žemėlapis, kuriame nustatomi visi galimi žinių šaltiniai – žmonės, institucijos ir technologijos. Tai padeda didinti prieinamų žinių kokybę ir kiekį.
Visų žinių indeksavimas yra kitas žingsnis siekiant žinių organizavimo. Šiame etape visi surinkti duomenys ir dokumentai yra saugomi. Paprastai skirstymas į kategorijas vyksta kartu su indeksavimu, siekiant nustatyti ir pažymėti visas žinių grupes, kurios iš pradžių buvo klasifikuojamos. Gali būti sunku atlikti šiuos veiksmus rankiniu būdu, todėl įmonės paprastai naudoja kompiuterio programinę įrangą ir programas, kad palengvintų užduotis. Kompiuterinės programos taip pat yra labiau prieinamos, kai reikia ieškoti ir gauti visų rūšių dokumentus ir „žinias“.
Žinių organizacija užsiima ne tik žiniomis, kurias galima įnešti į įmonę, bet ir turimas žinias bei informaciją pačioje įmonėje. Vidinių žinių pavyzdžiai yra darbuotojų vertinimai, darbo eigos diagramos ir metinės finansinės ataskaitos. Visos šios žinios padeda įmonei nustatyti, kur yra jos stipriosios pusės ir kaip sumažinti bei pagerinti savo silpnąsias puses. Gavus visas reikiamas žinias, pagrindiniai pareigūnai gali rengti susitikimus ir konferencijas kaip žinių organizavimo dalį.
Ši praktika svarbi ne tik įmonėms ir su verslu susijusioms sritims, bet vertinga ir institucijose, istoriniuose archyvuose, muziejuose. Netgi bibliotekos laikosi tradicinio žinių organizavimo tipo, naudodamos katalogų korteles ir rodykles, dar gerokai anksčiau nei kompiuteriai. Visų pirma muziejams reikia sutvarkyti visas surinktas žinias, kad visi duomenys būtų autentiški, patikimi ir prieinami visuomenei. Netgi enciklopedijos ir almanachai yra kasdieniai žinių organizavimo pavyzdžiai. Apibendrinant galima pasakyti, kad visoms organizacijoms ir pastangoms, kurios remiasi žiniomis, reikalingas žinių organizavimo procesas, kad visus svarbius duomenis būtų lengva surinkti, gauti ir suprasti.