Paprastais žodžiais tariant, žinių valdymas reiškia žinių įgijimo, organizavimo, saugojimo, dalijimosi ir naudojimo procesą, kurį atlieka organizacijos. Žinių valdymas – tai vadybos šaka, kurios tikslas – pasiekti optimalų verslo našumą pasitelkiant žmonių, procesų ir technologijų sinergiją kuriant ir dalijantis atitinkamomis žiniomis.
Norint sėkmingai įgyvendinti bet kokią įmonę, įskaitant verslo įmones, reikia turėti pakankamai žinių. Žinių valdymas tapo būtinas, nes iš visuomenės, kurioje buvo mažai informacijos, perėjome į visuomenę, kurioje informacijos perteklius. Šiandien dažniausiai kyla ne informacijos gavimas, o sprendimas, kurią informaciją naudoti. Organizacijos turėtų būti atsargios gaudamos atitinkamus duomenis ir tvarkydamos juos nuolat kintančioje verslo aplinkoje. Įmonėms taip pat svarbu atsisakyti pasenusios informacijos ir įgyti naujausios informacijos, kad išliktų ir išliktų konkurencingos.
Kadangi informacinės technologijos turi užprogramuotą logiką, jos negali atrinkti ir iš naujo interpretuoti duomenų; tai gali padėti tik tvarkant, saugant ir perduodant duomenis. Patobulintos informacinės technologijos vaidina vertingą vaidmenį apdorojant duomenis, tačiau jų taikymo sritis yra ribota, kad būtų galima gauti įžvalgų iš turimų duomenų. Kitaip tariant, informacinės technologijos negali paversti duomenų ir informacijos žiniomis. Tiesiog puikios technologijos neduoda geriausių rezultatų, jei trūksta žinių.
Vadovai ir vadovybė dažnai nustato, kokia informacija yra naudinga ir gyvybiškai svarbi organizacijai, ir paverčia ją žiniomis. Tada šiomis žiniomis, kurios apima ir išorinius duomenis, dalijamasi su įvairiais organizacijos skyriais. Dalijimasis sukurtomis žiniomis yra pagrindinė žinių valdymo sąlyga. Žinojimas, ką žinai, ir pelnas iš to yra darbinis žinių valdymo apibrėžimas.
Visas svarbių duomenų ir informacijos identifikavimo, pavertimo žiniomis ir tų žinių prieinamumo žmonėms visoje organizacijoje procesas yra žinių valdymas. Kad žinių valdymas būtų sėkmingas organizacijai, labai svarbu, kad žmonės, fiksuojantys ir skleidžiantys žinias, dirbtų kartu.