Žinių valdymo ciklas apibūdina būdą, kuriuo žinios fiksuojamos, apdorojamos ir paskirstomos organizacijoje. Žinios gali būti paimtos iš šaltinių, kurie jas kuria įmonėje, arba iš išorinių šaltinių. Tada šios žinios apdorojamos organizacijoje ir paskirstomos atitinkamiems žmonėms ar skyriams, kuriems reikia jomis pasinaudoti. Ciklą užbaigia grįžtamasis ryšys, padedantis atnaujinti organizacijoje sukauptas žinias.
Norint užfiksuoti žinias, atsirandančias organizacijoje, reikia apžvelgti taškus, kuriuose žinios kuriamos. Žinios gali atsirasti tyrimų skyriuje, peržiūrint ar audituojant sistemas ir procesus, iš pardavimo ir rinkodaros patirties arba per klientų atsiliepimus ar atviras inovacijas. Žinios taip pat gali atsirasti iš išorinių šaltinių, tokių kaip nauji produktai ir procesai, perkami iš tiekėjų, konsultantų rengiamos ataskaitos, prekybos žurnalai, konferencijos ir seminarai.
Žinios turi būti surinktos atitinkamomis programinės įrangos sistemomis ar kitomis ataskaitų teikimo sistemomis arba surinktos paskirto personalo. Atitinkamų žinių gavimas, kai jos atsiranda organizacijoje, dažnai yra viena iš silpnųjų žinių valdymo ciklo vietų. Klientams ar klientams atlikti darbai gali būti registruojami ir archyvuojami, negalvojant apie jo svarbą būsimiems projektams. Tinkamas naudingų žinių archyvavimas paprastai nėra pirmasis personalo, dirbančio esant spaudimui patenkinti klientų poreikius, prioritetas per griežtą terminą. Vietoj to, žinių kaupimą ir informacijos rinkimą paprastai turi skatinti paskirtas žinių valdymo personalas.
Kitas žinių valdymo ciklo etapas apima informacijos apdorojimą ir paskirstymą ten, kur jos reikia. Kai kuriais atvejais tam tikrą užduotį atliekantys darbuotojai gali pasiekti atitinkamą archyvą ir pasinaudoti organizacijoje saugomomis žiniomis. Žinių paskirstymą taip pat turi paskatinti personalas, pavyzdžiui, žinių vadovas, kuris žino apie organizacijos veiklą ir gali nukreipti atitinkamą informaciją į veiklą, kur ji yra naudinga tuo metu, kai to reikia.
Atsiliepimų dėka atnaujinamas ir atnaujinamas žinių archyvas. Atsiliepimai ir patirtis apie produktą ar procesą gali lemti dizaino ar gamybos pakeitimus. Organizacijai atsižvelgus į pardavimų statistiką ir rinkos tyrimų rezultatus, rinkodaros metodai ir metodai gali būti keičiami. Žinių valdymo ciklo metu technologinės inovacijos kuriamos atliekant mokslinius tyrimus arba atviras inovacijas, o produktai modifikuojami dėl išorinės žurnalų ir konferencijų informacijos apie konkuruojančias technologijas.