Žinių valdymo programinė įranga yra įrankis arba įrankių rinkinys, naudojamas elektroniniu būdu rinkti, tvarkyti, dalytis ir peržiūrėti verslo informaciją tarp įvairių vartotojų. Žinių valdymo (KM) koncepcija buvo sukurta 1990-aisiais, kai įmonės kovojo su efektyviais verslo informacijos valdymo ir paieškos būdais. Buvo sukurtos įmonės turinio valdymo sistemos, taip pat speciali žinių valdymo programinė įranga, palengvinanti žinių rinkimą ir platinimą. Šiuo metu yra šimtai skirtingų KM programinės įrangos įrankių, kurių kiekviena sukurta tam tikro tipo verslui.
Įvairioms grupėms, tokioms kaip klientų aptarnavimas, informacinės technologijos (IT), mažmeninė prekyba, mokslas, inžinerija, vyriausybė ir švietimas, gali prireikti specializuotos žinių valdymo programinės įrangos. Pavyzdžiui, tam tikra KM programinė įranga tvarko informaciją apie klientus, kad pagerintų pardavimą ir klientų aptarnavimą. Kitas tipas gali rinkti informaciją apie darbuotojų įgūdžius, talentus, išsilavinimą ir verslo mokymą, kad galėtų pasinaudoti patirtimi, kuri praeityje galėjo likti nepastebėta. Kai kurie įrankiai valdo darbo eigą, moko arba standartizuoja procesus naudodamiesi nuosekliomis instrukcijomis ar žinynais.
Žinių valdymas prasideda nuo turimos informacijos rinkimo proceso. Popieriniai dokumentai, el. laiškai, .pdf ar teksto apdorojimo failai, brėžiniai ar grafika, žiniatinklio turinys, ranka rašyti dokumentai, mikrofilmas ar mikrofiša ir skaitmeniniai failai yra visi įvesties duomenys. Dalyko eksperto žinias taip pat galima užrašyti ir įtraukti į žinių bazę. Specialūs įrankiai gali konvertuoti įvestą informaciją į standartinį formatą ir pagerinti gaunamos dokumentacijos kokybę. Gautas žinių rinkinys paprastai saugomas galingoje duomenų bazėje.
Surinkus informaciją, informacijai valdyti naudojamos kitos žinių valdymo programinės įrangos priemonės. Dokumentus ir failus galima susieti, indeksuoti ir suskirstyti į kategorijas, kad juos būtų lengva nuskaityti ir pasiekti naudojant paieškos įrankius. Kai kuriai informacijai gali prireikti versijos valdymo, todėl vartotojai tikrai naudos tik naujausią informaciją, o ankstesnės versijos yra archyvuojamos. KM įrankiai leidžia keliems vartotojams bendradarbiauti kuriant informaciją ir valdant peržiūros ir patvirtinimo procesą. Kitos funkcijos gali apimti prieigos valdiklius, archyvavimo ir paieškos galimybes bei konvertavimą į įvairius išvesties tipus.
Žinių valdymo programinės įrangos naudojimas verslui suteikia daug naudos. Tai sumažina įmonių poreikį tvarkyti ir saugoti didelius kiekius popieriaus ar įvairių formatų įrašų su įvairiais saugojimo reikalavimais. Informaciją galima gauti greičiau, iš įvairesnių šaltinių, ja galima lengviau dalytis ir valdyti. KM įrankiai leidžia vartotojams rinkti informaciją apie informaciją, pvz., metriką, produktyvumą, pasikartojančias ar įprastas problemas ir darbo eigos suskirstymą. Dėl šių priežasčių žinių valdymo programinė įranga ir toliau populiarėja, tampa sudėtingesnė ir praktiškesnė.