Verslo pasaulyje svarbu valdyti žmogiškuosius išteklius, kad būtų užtikrintas strateginis įmonės augimas. Žmogiškųjų išteklių programinė įranga yra įrankis, kuris gali būti naudojamas valdyti žmogiškuosius išteklius, įmonės pažangos žmonių aspektą. Šio tipo programinė įranga organizuoja įvairius efektyvaus žmogiškųjų išteklių skyriaus valdymo komponentus, kad būtų pagerinta įmonės ir ten dirbančių darbuotojų veikla.
Žmogiškųjų išteklių programinė įranga dažniausiai vadinama žmogiškųjų išteklių valdymo arba žmogiškųjų išteklių valdymo programine įranga. Ši specializuota programinė įranga veiksmingai padeda tvarkyti daugybę skirtingų sričių, už kurias paprastai atsakingas įmonės žmogiškųjų išteklių skyrius. Šios sritys gali būti tokios, kaip naujos nuomos apdorojimas, išmokos darbuotojams, darbo užmokesčio apskaičiavimas ir darbuotojų tobulinimas bei išlaidų valdymas.
Žmogiškųjų išteklių programinė įranga taip pat gali valdyti sudėtingesnius žmogiškojo kapitalo valdymo aspektus, tokius kaip teisinė atitiktis. Žmogiškųjų išteklių programinė įranga gali įspėti vartotojus apie darbo įstatymų atnaujinimus ir pakeitimus. Pavyzdžiui, žmogiškųjų išteklių valdymo programinė įranga gali stebėti atvykstančius kandidatus į laisvas darbo vietas, kad būtų užtikrinta lygių galimybių samdymo praktika. Laikui bėgant, kandidato į darbą demografinė informacija gali būti saugoma ir sekama, siekiant užtikrinti, kad įdarbinimo praktika visada atitiktų teisės aktus.
Be personalo teisinių reikalų tvarkymo, žmogiškųjų išteklių valdymo programinė įranga gali padėti tvarkyti personalo tobulinimo programas. Darbuotojų įrašai gali būti tvarkomi ir reguliariai atnaujinami, kai darbuotojai gauna papildomų mokymų ar švietimo išmokų. Naujų darbuotojų mokymai gali būti rengiami remiantis įrašais, nes atsiranda poreikis užtikrinti, kad visi darbuotojai turėtų sąžiningas galimybes mokytis.
Žmogiškųjų išteklių valdymo programinės įrangos naudojimas taip pat padeda sekti darbuotojų išlaidas, pvz., uždarbį, išmokas ir draudimo išmokas. Kiekvienas darbuotojas gali turėti rūpestingus ir konfidencialius įrašus, kad būtų galima stebėti ir nustatyti visas sritis, kurias reikia tobulinti. Draudimo išmokos, pvz., darbuotojo sužalojimas, gali būti sėkmingiau valdomos, jei įdiegta patikima žmogiškųjų išteklių programinės įrangos sistema.
Žmogiškųjų išteklių valdymo programinė įranga kartais naudojama kuriant naujas darbuotojų kryžminio mokymosi programas, kurios gali būti naudingos įmonėms ir darbuotojams. Pavyzdžiui, įmonėje gali trūkti darbuotojų, turinčių tam tikrus įgūdžius, todėl įmonė naudoja žmogiškųjų išteklių programinę įrangą, kad nustatytų tuos konkrečius įgūdžius turinčius darbuotojus. Tada įmonė naudoja kvalifikuotus darbuotojus, kad apmokytų nekvalifikuotus darbuotojus.
Įmonė gali pasirinkti turėti vidinę žmogiškųjų išteklių programinės įrangos sistemą arba užsiregistruoti išorinei žiniatinklio paslaugai. Bet kuriuo atveju žmogiškųjų išteklių programinė įranga paprastai yra saugi, nes privatumas visada kelia susirūpinimą. Ši programinė įranga gali padėti bet kurios įmonės žmogiškųjų išteklių skyriui tvarkyti sudėtingus žmogiškojo kapitalo valdymo klausimus.