Žurnalo įrašas yra apskaitos operacija, kuri įrašo finansinę informaciją į įmonės apskaitos knygą. Apskaitos knygos dažnai sudaromos iš įvairių žurnalų. Apskaitos žurnalų tipai gali būti bendrieji, pardavimo, pirkimo, kasos kvitai ir grynųjų pinigų išmokėjimas. Bendrajame žurnale yra visa įmonės finansinė informacija, įskaitant bendras sumas iš kitų žurnalų. Kiekviename žurnalo įraše, kurį registruoja įmonė, paprastai yra debetas ir kreditas, pagrįstas tradicine visame pasaulyje naudojama dvigubo įrašo apskaitos sistema.
Žurnalo įrašo informacija paprastai apima sąskaitų numerius, trumpą operacijos aprašymą, sumą doleriais ir konkretų nuorodos numerį. Ši išsami informacija padeda įmonėms sekti finansinę informaciją, įrašytą įvairiuose įmonės apskaitos žurnaluose. Tradiciškai žurnalo įrašuose pirmiausia pateikiami visi debetai, o po to – kreditai. Šis formatas sukuria aiškų į įrašą įtrauktos finansinės informacijos pateikimą. Žurnalo įrašų knygos lapuose taip pat gali būti buhalterio ar buhalterių, kurie registravo žurnalo įrašą ar įrašus, inicialai. Ši informacija suteikia apskaitos vadybininkams tikslią audito seką, kai peržiūri žurnalo įrašų tikslumą ir pagrįstumą.
Įmonės gali naudoti kelių tipų žurnalų įrašus. Žurnalo įrašuose gali būti pagrindinis įrašas, atvirkštinis įrašas, pasikartojantis įrašas ir koreguojantis įrašas. Pagrindiniai įrašai paprastai reiškia pradinį konkrečios finansinės informacijos įrašymą. Šie įrašai gali būti įrašomi įvykus finansinėms operacijoms arba ataskaitinio laikotarpio pabaigoje. Įmonės paprastai nustato paskyros politiką, kad nustatytų, kada bus įrašomi pagrindiniai žurnalo įrašai. Pagrindinių žurnalo įrašų įrašymas priklauso nuo įrašų skaičiaus, įmonės dydžio ir savalaikiškumo, per kurį įmonės turi įrašyti finansinę informaciją.
Atvirkštiniai įrašai gali būti naudojami ištaisyti pagrindinius įrašus, kuriuos buhalteris užfiksavo netiksliai. Šio tipo įrašas taip pat gali nustatyti sukaupimus arba atidėjimus, kuriuos ateityje reikės atšaukti. Įmonės, remdamosi apskaitos gairėmis, gali kaupti arba atidėti pajamas, išlaidas ar kitą finansinę informaciją. Įmonės, naudojančios automatizuotą apskaitos programinę įrangą, dažnai nustato grįžtamuosius įrašus naudodamos programinės įrangos laiko delsos funkciją.
Pasikartojantys žurnalo įrašai paprastai kiekvieną mėnesį įrašo tą pačią informaciją įmonės apskaitos sistemoje. Šiuos įrašus galima nustatyti naudojant standartinį šabloną, kuriame yra kiekvieno mėnesio įrašo sąskaitų numeriai ir kita bendra informacija. Vienintelė informacija, kuri keičiasi pasikartojančiame žurnalo įraše, yra finansiniai skaičiai.
Koreguojantys įrašai naudojami taisyti finansinius numerius arba pagrindinės žurnalo sąskaitas, naudojamas pagrindiniame žurnalo įraše. Šie įrašai taip pat gali būti naudojami taisyti žurnalo įrašus, kuriuos buhalteriai įrašė neteisingame žurnale, arba bet kokią informaciją, kurią reikia taisyti po to, kai buvo įrašytas pagrindinis žurnalo įrašas.