Žmonės dažnai gauna prieštaringą informaciją apie tai, kiek laiko jie turėtų laikyti atšauktą čekį. Kai kuriais atvejais fiziniams asmenims ir verslo subjektams gali būti taikomos skirtingos taisyklės, tačiau paprastai daugumą popierinių čekių galima išmesti, kai jie suderinami su jūsų mėnesio banko ataskaita. Yra keletas išimčių, ir dauguma jų yra susijusios su tikslios apskaitos tvarkymu mokesčių tikslais. Priklausomai nuo išlaidų rūšies, kai kuriuos atšauktus čekius reikia saugoti tik metus, o kitus – mažiausiai septynerius metus.
Jūsų parašytas čekis laikomas atšauktu, kai iš jūsų banko sąskaitos išimamos lėšos. Tikrasis čekis paprastai yra antspauduojamas arba kitaip pažymimas kaip atšauktas, o kai kuriais atvejais jis jums grąžinamas. Priešingu atveju galite gauti fotokopiją arba turėti prieigą prie informacijos internete – tokia banko praktika paprastai vadinama čekio saugojimu, sutrumpėjimu arba saugojimu. Gali būti, kad popierinių išrašų ar čekių visai nereikės saugoti, jei turite prieigą prie jų internetu arba paprašę banko kopijų. Daugelis žmonių mano, kad tokia praktika padeda suvaldyti popieriaus netvarką.
Kai kurios galimos situacijos, kai jums tektų saugoti atšauktą čekį, gali būti pateikti jį kaip nekokybiškos prekės pirkimo įrodymą arba sąskaitos apmokėjimo įrodymą. Dar svarbiau, kad kai kurie atšaukti čekiai turėtų būti saugomi kaip dalis jūsų mokesčių įrašų, pavyzdžiui, atskaitomų išlaidų. Dauguma finansų ekspertų rekomenduoja anuliuotą čekį pildyti mažiausiai septynerius ir ne ilgiau kaip dešimt metų. JAV gyventojams tai gali padėti apsaugoti savo informaciją ir pateikti dokumentus, jei juos patikrina Vidaus pajamų tarnyba (IRS).
Kiti atšaukti čekiai, pvz., įprastinių mokėjimų, paprastai gali būti atmesti po trejų metų – daugiausiai. Tačiau kai kuriuos iš jų gali tekti išsaugoti, kad būtų galima dokumentuoti, pavyzdžiui, su sveikatos priežiūra susijusius mokesčius draudimo tikslais. Be to, namų savininkams dažnai patariama atšauktus čekius, susijusius su namų gerinimu, saugoti tol, kol jiems priklauso jų turtas.
Tik atšauktas čekis kaip dokumentas turi tam tikrų trūkumų. Kai kuriais atvejais čekis parodo, kiek ir kam buvo sumokėta, tačiau nenurodoma, kas buvo pirkta. Dėl to gali būti sunku pagrįsti tam tikras verslo išlaidas ir jas nurašyti mokesčių tikslais. Todėl gali būti naudinga saugoti kvitus ir kitus patvirtinamuosius dokumentus kaip papildomą informaciją. Kai jų nebereikia, čekiai ir kiti dokumentai paprastai turi būti susmulkinti, kad būtų išvengta tapatybės sukčiavimo.