Važtaraštis yra dokumentas, kuris yra ir sutartis, ir kaip kvitas tarp krovinių gabenimo įmonės ir jos klientų. Šiame dokumente aprašomos prekės, kurias klientas siunčia, taip pat abiejų šalių susitarimo sąlygos. Dažnai krovinių gabenimo įmonės tuo pačiu laivu, lėktuvu ar sunkvežimiu gabena kelis krovinius. Siekdama sekti šiuos įvairius krovinius, įmonė sukuria pagrindinį važtaraštį, kuris sujungia kiekvieno atskiro krovinio važtaraštį į vieną dokumentą. Pagrindiniame važtaraštyje yra daug įvairios informacijos, įskaitant klientų kontaktinę informaciją, prekių aprašymus ir sutarties sąlygas.
Kiekviename pagrindiniame važtaraštyje yra skyrius, kuriame įmonė gali išvardyti bet kokias specialias instrukcijas, susijusias su kroviniu ar kroviniais. Šiame skyriuje įmonė pateikia visų su konkrečia reisu susijusių važtaraščių numerių sąrašą. Tai leidžia laivybos įmonei lengvai sekti vežamus krovinius ir padeda įguloms nustatyti, kurie kroviniai išleidžiami kiekvienoje stotelėje. Visi šie mažesni važtaraščiai, taip pat žinomi kaip namo arba pagrindiniai važtaraščiai, yra pritvirtinti prie pagrindinio važtaraščio galo, kad būtų lengviau juos peržiūrėti.
Pagrindiniame važtaraštyje taip pat pateikiama pagrindinė informacija, įskaitant datą, kada krovinių gabenimo įmonė perėmė siuntas, ir data, kurią numatoma pristatyti. Šiame dokumente taip pat pateikiamos sąlygos, susijusios su tuo, kas atsakingas už kiekvieno krovinio sugadinimą. Skyrius gali būti rezervuotas siuntėjams, kad galėtų pastebėti bet kokią žalą, kurią jie mato kraunant prekes. Daugelyje šių sąskaitų yra vieta krovinių gabenimo įmonės atstovui pasirašyti dėl krovinių, nurodant, kad jie buvo gauti geros būklės.
Krovinių gabenimo pramonė labai priklauso nuo konsolidatorių arba brokerių, kurie klientų vardu susitaria dėl krovinių gabenimo su krovinių gabenimo įmonėmis. Pagrindiniame važtaraštyje bus nurodyta ir brokerio, ir pagrindinių klientų kontaktinė informacija, taip pat asmens, paskirto gauti prekes, kontaktinė informacija.
Galiausiai pagrindiniame važtaraštyje pateikiamas išsamus visų vežamų krovinių sąrašas. Šiame sąraše yra visų krovinių elementai ir jis negali būti suskirstytas pagal kiekvieną krovinį. Pavyzdžiui, jei krovinių gabenimo įmonė klientui A gabena penkis elektronikos padėklus, o klientui B – penkis padėklus elektronikos, pagrindiniame važtaraštyje gali būti tiesiog nurodyta dešimt elektronikos atvejų. Šiame dokumente nurodomas kiekvienos vežamos prekės kiekis, dydžiai, svoris ir pakuotės informacija.