Daugelis žmonių naudoja vaizdo konferencijas kaip komunikacijos priemonę. Šio tipo komunikacijos technika turi papildomą pranašumą, nes galima matyti konferencijoje vykstančius vakarėlius, o tai skiriasi nuo tik garso komunikacijos metodų. Priklausomai nuo to, kokio tipo vaizdo konferencija vyksta, reikia kelių skirtingų įrangos. Tačiau apskritai tereikia internetinės kameros, mikrofono ir kompiuterio.
Kai kuriose kompiuterinėse sistemose vaizdo konferencijos įjungiamos iškart, kai jos išimamos iš dėžutės, kitoms reikia papildomos įrangos, kad būtų galima nustatyti tinkamą platformą. Dažniausi reikalavimai yra mikrofonas, garsiakalbiai ir internetinė kamera. Kai kurie žmonės nusprendžia įsigyti vaizdo konferencijų programinę įrangą, kad ją įdiegtų savo kompiuteryje, tačiau ši programinė įranga nėra būtina. Yra keletas skirtingų tipų internetinių vaizdo konferencijų programų, kurias galima atsisiųsti ir naudoti nemokamai. Tačiau kai kurie žmonės gali nuspręsti įsigyti konferencijų programinę įrangą, kai reikia specialių funkcijų.
Internetinės kameros siūlomos įvairiausiomis kainomis ir pasirinkimais, tačiau dažnai kompiuteris, naudojamas vaizdo konferencijai vykdyti, turi vieną įtaisytą. Kai vaizdo konferencijoje dalyvauja nedidelė grupė nuo dviejų iki aštuonių žmonių, paprastai reikia tik vienos internetinės kameros. Tačiau kartais kiekvienas vaizdo konferencijoje dalyvaujantis asmuo nori turėti savo internetinę kamerą. Kai taip nutinka, susitikimui palengvinti naudojama vaizdo konferencijų programinė įranga, nesvarbu, ar ji įsigyta savarankiškai, ar internetinė, turi palaikyti daugiau nei vieną kamerą.
Geras mikrofonas yra esminė vaizdo konferencijos dalis. Kad dalyviai galėtų veiksmingiau bendrauti vieni su kitais, kiekvienas gali norėti turėti savo mikrofoną, nes vieno mikrofono diapazonas gali nepasižymėti balsu visoje patalpoje. Rinkoje yra daug įvairių tipų mikrofonų, kurie gali būti naudojami vaizdo konferencijai palengvinti. Šie mikrofonai yra nuo ausinių iki delninių mikrofonų, nuo įvairiakrypčių iki kelių krypčių ir kt.
Be kompiuterio monitoriaus, kai kurie žmonės pasirenka naudoti papildomus monitorius per vaizdo konferenciją. Tai ypač nutinka, kai vaizdo konferencijoje dalyvauja daug žmonių. Kai vaizdo konferencijoje dalyvauja daugiau nei 20 žmonių, projekcinis ekranas paprastai yra geriausias monitoriaus tipas, nes tai leidžia visiems dalyviams aiškiai matyti, kas vyksta. Kai vaizdo konferencijoje dalyvauja daug žmonių, taip pat reikėtų nustatyti kelis garsiakalbius, kad garsas būtų aiškiai girdimas visoje vietoje.