Versle kapitalo išlaidos yra didelis grynųjų pinigų panaudojimas daiktui ar projektui, kuris, kaip tikisi įmonė, ateityje suteiks verslui vertės. Daugeliu atvejų kapitalo išlaidos patenka į įmonės kapitalo biudžeto sudarymo procesą. Kapitalo biudžeto sudarymo svarba yra užtikrinti, kad įmonė galėtų sumokėti už naują prekę ar projektą neatitraukdama lėšų kitai dabartinei verslo veiklai. Įmonės finansų skyrius arba valdymo buhalteriai yra šaltiniai, kuriais įmonė gali apskaičiuoti išlaidas ir galimas pajamas pagal kapitalo biudžeto sudarymo procedūras. Kapitalo biudžeto sudarymui svarbios trys veiklos: naujų galimybių sąnaudų nustatymas, kapitalo biudžeto sudarymas ir, jei reikia, išorinių šaltinių paieška.
Į naujų daiktų, projektų ar galimybių kainą paprastai daugiausia dėmesio skiria įmonių finansų skyriai ir vadovaujantys buhalteriai, be kita ko. Kapitalo biudžeto sudarymo svarba nustatant sąnaudas naujoms galimybėms yra užtikrinti, kad įmonė neaukotų sėkmingų verslo operacijų dėl galimai nepelningų. Išlaidos kiekvienam projektui gali labai skirtis ir apima tokias prekes kaip tiesioginės medžiagos, darbas ir naujas ilgalaikis turtas, skirtas veiklai, susijusiai su nauja galimybe, užbaigti. Kai įmonė turi visas su projektu susijusias išlaidas, ji gali peržiūrėti galimas pajamas, kurias gali gauti iš naujos verslo galimybės. Sąnaudų ir pajamų peržiūra yra kitas kapitalo biudžeto sudarymo etapas.
Kapitalo biudžeto sudarymas kiekvienam naujam projektui ar galimybei yra kapitalo biudžeto sudarymo esmė. Kapitalo biudžeto sudarymo svarba yra kiekvieno projekto esmė, o ne kiekvieno nematerialus turtas. Į biudžetą paprastai įtraukiama eilutė kiekvienai projekto pradžiai skirtai kainai, o apačioje – visų išlaidų suma. Tada įmonė gali išvardyti visas esamas lėšas, kurias įmonė turi skirti naujiems projektams pradėti. Kai kuriais atvejais įmonė gali nefinansuoti projekto visiškai iš vidaus lėšų, palikdama tam tikras lėšas iš išorės šaltinių.
Išorės lėšos beveik visada būtinos sudarant kapitalo biudžetą. Skirtumas tarp numatomų pradinių išlaidų ir projektui skirtų vidinių lėšų parodo lėšų, reikalingų iš skolos ar nuosavybės, sumą. Kapitalo biudžeto sudarymo svarba čia yra rasti išorinių lėšų šaltinius, kurie turi mažiausią kapitalo kainą. Dėl žemų skolos ir nuosavybės palūkanų normų kapitalo išlaidos tampa pelningesnės. Tai svarbu įmonėms, pradedančioms naujus projektus.