Derybų procesas yra sudėtinga veiksmų serija, kuria siekiama užtikrinti abipusiai priimtiną rezultatą dviem nesutariančioms šalims. Oficialios derybos gali vykti padedant apmokytam tarpininkui, kuris yra nešališka trečioji šalis sprendžiant nagrinėjamus klausimus. Profesionaliam derybininkui procesą gali sudaryti keli galutiniai žingsniai. Tačiau derybos gali vykti ir neoficialesniu lygiu, o procesas tokiais atvejais gali tapti mažiau struktūrizuotas.
Pirmas žingsnis bet kokiame derybų procese apima nagrinėjamos problemos supratimą. Šis žingsnis dažnai įvyksta prieš abiem šalims pradedant oficialias derybas. Kiekviena šalis į derybas turi ateiti aiškiai suvokdama, kas yra konfliktas ir ką ji nori gauti iš proceso.
Pasibaigus deryboms, kitas žingsnis yra kiekvienai šaliai pateikti savo nuomonę. Tai apima paaiškinimą, koks yra asmens tikslas, ko jis nori gauti ir ką jis nori pasiūlyti mainais. Abi šalys turi išklausyti viena kitą, kad derybos vyktų sėkmingai. Jei dalyvauja tarpininkas, jis atidžiai atsižvelgs į šias procedūras, kad pasiūlytų kūrybiškus sprendimus, kurie gali būti naudingi abiem šalims.
Didžiąją derybų proceso dalį sudaro nuolatinis idėjų, galimybių ir net ginčų tarp abiejų pusių judėjimas pirmyn ir atgal. Pirmasis pasiūlytas sprendimas retai būna galutinis pasirinkimas. Ši proceso dalis labai skiriasi priklausomai nuo vykstančių derybų tipo. Jei dalyvauja derybininkas, jis vadovaus šiam proceso etapui, siūlydamas įvairius sprendimus ir nuolat dirbdamas su abiem pusėmis, kad būtų pasiektas abiem pusėms priimtinas susitarimas.
Šis derybų proceso etapas, kai nesutariančioms šalims reikia laiko ieškoti įvairių sprendimų, gali vykti per kelias sesijas. Verslo derybos su didele korporacija gali užtrukti kelias savaites, kol bus rastas priimtinas sprendimas. Mažesnėse derybose, pvz., dviejų bendradarbių tarpusavio derybose, šis žingsnis gali būti daug paprastesnis, nes prieš susitariant reikia trumpai aptarti.
Pasibaigus sprendimo paieškos procesui, derybos pereina į paskutinius proceso etapus. Susitarimas yra aiškiai išdėstytas abiem šalims, dažnai sudarant rašytinę sutartį. Šis dokumentas yra nuodugniai peržiūrimas ir prireikus taisomas, kol patenkins visus susijusius asmenis. Kai sutartį priima ir pasirašo abi šalys, turi būti atlikti joje numatyti veiksmai.
Paskutinis derybų proceso žingsnis yra susitarimo įvykdymas. Tai gali būti taip paprasta, kaip prekyba prekėmis ir kelių atsiskyrimas. Sudėtingesnėse derybose sprendimas gali būti ilgalaikis įsipareigojimas arba darbo partnerystė tarp dviejų šalių. Jei bet kuriuo momentu susitarimas nebegalioja vienai ar abiem šalims, pradžioje gali būti vėl pradėtos derybos dėl sutarties pakeitimo ir geresnio, tvaresnio sprendimo.