Gautinos sumos – tai buhalterinė veikla, kuri apima sąskaitų gavimą ir sąskaitų apmokėjimą. Gautinų sumų programinės įrangos taikomosios programos yra automatiniai įrankiai, leidžiantys įmonei naudoti kompiuterines technologijas, kad iš šio proceso pašalintų kai kuriuos rankinius veiksmus. Įvairių tipų taikomosios programos apima elektroninį sąskaitų faktūrų kvitą, kelis sąskaitų faktūrų paketus daugeliui tiekėjų ir elektroninius čekius bei mokėjimų registravimą tiekėjo sąskaitoms užbaigti. Daugeliu atvejų gautinų sumų programinės įrangos programos yra viskas įskaičiuota, tai reiškia, kad visas šias užduotis atlieka vienas programinės įrangos paketas. Moduliniai programinės įrangos paketai leidžia įmonėms prie esamos programinės įrangos pridėti tik gautinų sumų modulį, kad atliktų šias funkcijas.
Sąskaitos faktūros dažniausiai yra vienas dokumentas, patvirtinantis operaciją, pavyzdžiui, prekių ar paslaugų įsigijimą. Užuot gavus popierines sąskaitas paštu, gautinų sąskaitų programinės įrangos programos gali leisti elektroniniu būdu perduoti ir gauti tokius dokumentus. Pavyzdžiui, atsisiunčiant failą iš pardavėjo svetainės tiesiai į gautinų sumų programinę įrangą, asmenys gali peržiūrėti dokumentus ir subalansuoti sąskaitas naudojant programinės įrangos paketą. Elektroniniai pareiškimai taip pat gali veikti panašiai, ty juos galima atsisiųsti iš svetainės. Taip taupomas popierius ir išvengiama svarbiausių apskaitos dokumentų praradimo.
Nedaug įmonių turi vos kelis pardavėjus ar tiekėjus, iš kurių perka prekes ir paslaugas. Todėl gautinų sumų programinės įrangos programos turi funkcijų, leidžiančių naudoti kelis tiekėjo sąskaitų numerius ir sąskaitas. Taip pat gali prireikti kelių gautinų sumų sąskaitų, norint sugrupuoti tiekėjus pagal tipą arba siūlomas prekes ar paslaugas. Gautinų sumų programinės įrangos programos gali pasiūlyti platų pardavėjų ir kitų elementų klasifikavimo ir valdymo parinkčių suskirstymą. Daugelio tipų programinės įrangos paketai leidžia pritaikyti sistemą, naudojamą gautinoms sumoms valdyti.
Kitas elektroninės apskaitos tikslas – kompiuterių ir programinės įrangos naudojimas tam tikroms rankinėms užduotims pašalinti, pavyzdžiui, čekių rašymui ir sąskaitų balansavimui. Pavyzdžiui, kai įmonė užbaigia savo tam tikro laikotarpio gautinas sumas, čekius reikia išsiųsti apmokėti, o sąskaitos turi būti patvirtintos, kad būtų pripažinti mokėjimai. Gautinų sumų programinės įrangos paketai paprastai leidžia spausdinti čekius naudojant kompiuterį; Atspausdinus, sistema čekius taip pat užregistruoja elektroniniu būdu ir užbaigia mokėjimus. Šiuo metu buhalteriai tiesiog turi peržiūrėti sąskaitas, įsitikinti, kad jos reikiamai subalansuotos, ir įsitikinti, kad nėra klaidų. Tai suteikia dar vieną šios programinės įrangos pranašumą: elektronines ataskaitas, padedančias subalansuoti gautinų sumų sąskaitas didžiojoje knygoje.