Kiekviena įmonė, kuri priima užsakymus iš klientų, turi turėti darbo užsakymų sekimo sistemą. Tokio tipo sistemos įdiegimas padeda užtikrinti, kad darbai būtų baigti ir niekas neiškristų pro plyšius. Geriausi patarimai, kaip sekti darbo užsakymus, yra suplanuoti visą darbo užsakymo procesą nuo pradžios iki pabaigos, įdiegti sistemas, kurios tvarkytų kiekvieną proceso etapą, ir priskirti asmenims atsakomybę už kiekvieną darbo užsakymo sekimo proceso veiksmą. ir sistema. Galiausiai, įmonė turi pasirinkti, ar rankinė darbo užsakymų sekimo sistema ar programinė įranga yra geresnis pasirinkimas.
Kad galėtų naudoti darbo užsakymų sekimo sistemą, įmonės savininkas ir darbuotojai turi skirti laiko kiekvienam proceso žingsniui planuoti. Pavyzdžiui, jei langų montavimo įmonė sulaukia kliento skambučio, kad suplanuotų sąmatą, o registratorė paskiria tai vienam iš atstovų kalendoriaus sistemoje, tai yra pirmieji du žingsniai užsakymų sekimo sistemoje. Kiekvienas žingsnis, kad ir koks mažas, turėtų būti nubrėžtas kaip darbo užsakymo sekimo sistemos dalis.
Kai kiekvienas veiksmas yra žinomas, galima nuspręsti, kaip kiekvienas veiksmas turėtų būti atliktas. Kai kurios įmonės pasirenka programinės įrangos sistemą, susiejančią su jos svetaine, kad klientai galėtų planuoti savo susitikimus. Sistema automatiškai priskiria darbo užsakymą atstovui. Kai atstovas išeina atlikti darbo, jis naudoja delninį įrenginį, kad prisijungtų prie darbų eigos, o įmonės serveris atnaujinamas, kad darbas baigtas, o sąskaita sugeneruojama ir išsiunčiama klientui.
Nesvarbu, ar sistema automatizuota, ar rankinė, už kiekvieną darbo užsakymo proceso žingsnį turi būti priskirti asmenys. Netgi visiškai automatizuota sistema turi problemų ir daroma klaidų. Kažkas turėtų būti paskirtas periodiškai tikrinti sistemos eigą – kasdien, kas savaitę, kartą per mėnesį ar kas ketvirtį.
Darbo užsakymų sistemos taip pat turėtų būti nuolat vertinamos, siekiant jas patobulinti, kad jos būtų greitesnės ir veiksmingesnės. Atlikus įvertinimą, gali būti nustatyta, kad veiksmas gali būti pašalintas arba kad reikia pridėti veiksmą į darbo užsakymo sekimo sistemą, kad ją patobulintume ir kad ji būtų kuo geresnė.