Duomenų išteklių valdymas – tai organizacijai vertingos informacijos saugojimo ir tvarkymo praktika. Tokios institucijos kaip muziejai ir bibliotekos gali laikyti vaizdo įrašus, tekstus ir garso įrašus duomenų turtu. Taip pat teigiama, kad įmonės, kurios sudaro klientų informacijos sąrašus ir operacijų įrašus, turi duomenų išteklių. Vienas geriausių patarimų, kaip praktikuoti duomenų išteklių valdymą, yra rasti duomenų valdymo programinę įrangą, atitinkančią jūsų organizacijos poreikius. Be to, gali būti naudinga kruopščiai parengti naujos sistemos diegimo planą, kuris gali apimti duomenų perkėlimą iš senos duomenų bazės į naują ir mokyti darbuotojus naudotis sąsajomis.
Dauguma organizacijų dirba su skaitmeniniu turtu. Kitaip tariant, užuot teikusios popierinius dokumentus, organizacijos dažniausiai svarbiausią informaciją kaupia skaitmeninėmis formomis. Tai leidžia duomenų valdytojams kurti atsargines failų kopijas ir sutaupyti vietos bei sukurti efektyvius duomenų įrašymo ir gavimo procesus.
Duomenų išteklių valdymo programinė įranga gali būti nuo paprastos iki sudėtingos. Kai kurios pagrindinės duomenų išteklių programinės įrangos funkcijos leidžia sklandžiau dirbti. Tokiais atvejais programinė įranga gali leisti vartotojams perkelti duomenis iš vieno skyriaus į kitą. Dokumentą ar vaizdo įrašą gali redaguoti vienas vartotojas, išsaugoti ir perkelti kitam vartotojui, kuris gali atlikti daugiau redagavimo.
Sudėtinga turto valdymo programinė įranga gali apimti balso arba optinį atpažinimą. Optinis atpažinimas gali būti naudingas profesionalams, kuriems reikia suskaičiuoti, kiek kartų logotipas ar vaizdas naudojamas vaizdo reklamoje. Balso atpažinimas gali būti naudingas tvarkant garso įrašus.
Prieš pasirenkant programinę įrangą, geras patarimas būtų ištirti verslo modelius ir nustatyti, kokių veiksmų ir išteklių reikia norint optimizuoti darbo eigą. Tai gali padėti jums geriau suprasti, kokių funkcijų jums reikia. Sudėtingesnė programinė įranga paprastai yra brangesnė, tačiau patobulindama procesus organizacija gali sumažinti išlaidas, todėl ilgainiui tai tampa pelningesnis pasirinkimas.
Duomenų valdymo ekspertai mano, kad dažna daugelio turto valdytojų klaida yra tai, kad jie per greitai bando įgyvendinti pokyčius. Nors gali kilti pagunda nedelsiant įdiegti naują sistemą, tai gali sukelti didelių sąnaudų ir neefektyvumo. Vietoj to, gali būti patartina lėtai perkelti duomenis iš senos sistemos į naują. Taip pat gali būti gera idėja įdiegti vieną funkciją vienu metu.
Lėtai diegdami naują duomenų turto valdymo sistemą, vadovai taip pat turi galimybę išmokyti darbuotojus naudotis programinėmis sąsajomis. Įvertinus naudotojų įgūdžius naudojant programinę įrangą prieš patvirtinant naują sistemą, gali sumažėti vartotojų klaidų atvejų. Kruopštus įgyvendinimas taip pat suteikia vadovams laiko atpažinti ir ištaisyti sistemos trūkumus.