El. paštas arba el. paštas, trumpinys elektroninis paštas, yra tekstinių pranešimų, siunčiamų internetu ir kuriuos vartotojas pasiima internetu arba atsisiunčiamas per pašto klientą, naudojant „push“ arba „pull“ technologiją, pavadinimas, priklausomai nuo pranešimus priimančio įrenginio ir programos. Archyvavimas reiškia saugojimo planą, pagal kurį elementai yra išdėstyti logiškai ir prieinamu būdu. Tai taip pat gali reikšti atsarginės medžiagos kopijos kūrimą. El. pašto archyvavimas reiškia metodinę el. pašto rinkmenų sistemą, kuri pašalina juos iš serverio ir saugiai sukuria atsargines kopijas.
Geriausias dalykas, kurį pirmiausia reikia padaryti dėl el. pašto archyvavimo, yra apsvarstyti savo galimybes. Nuspręskite, ar pakanka, kad jūsų el. laiškai būtų archyvuojami debesyje, ar jums reikia juos archyvuoti jūsų kompiuteryje ar spausdintinėje kopijoje. Galbūt tam tikrą medžiagą reikia atsispausdinti, o kita medžiaga gali likti elektronine forma. Jei laiškus ketinate archyvuoti jūsų kompiuteryje, nuspręskite, ar darysite atsarginę kopiją išoriniame standžiajame diske, taip pat ar reikia ką nors išsaugoti kitokia forma nei jūsų pašto programos failo formatas, pavyzdžiui, PDF formatu. failo formatas.
Paprastai antrasis žingsnis kuriant el. pašto archyvavimo sistemą yra sukurti saugyklos aplankų hierarchiją el. pašto programoje. Tai darydami galite atskirti asmeninį el. paštą nuo verslo el. pašto ir įsitikinti, kad aplankus, kuriuos turėsite pasiekti dažniau, būtų lengva pasiekti. Atminkite, kad aplankus galima pertvarkyti ir pervardyti, todėl kai projektas, kuriam buvo didžiausias prioritetas, bus baigtas, galbūt norėsite turėti būdą, kaip jį archyvuoti aplankų sistemoje, pvz., įdėti į aplanką pavadinimu „Užbaigti projektai“ su metai. Apsvarstykite, ar filtrų, skirtų gaunamiems laiškams rūšiuoti tiesiai į aplankus, sukūrimas jums bus naudingas: kai kurie žmonės prisiekia šia funkcija; kiti niekada jo nenaudoja.
Vienas geriausių el. pašto archyvavimo patarimų – ištrinti nepageidaujamus el. laiškus iškart gavus arba pamačius juos gautuosiuose. Taip galite sutaupyti laiko, nes daugiau niekada nereikės jo peržiūrėti ir padės išvengti nereikalingos medžiagos patekimo į archyvą, kuriame turėtų būti saugoma tik vertinga medžiaga. Arba, jei tai jums labiau tinka, prieš archyvuodami galite atlikti masinį trynimą. Galbūt galėsite nustatyti, kada paštas turi būti ištrintas iš serverio, tačiau verta periodiškai apsilankyti savo IPT svetainėje, pamatyti, kas iš tikrųjų yra serveryje, ir, jei reikia, išvalyti. Jei turite pakankamai laisvos vietos serveryje, galite palikti svarbius el. laiškus kaip papildomą archyvą.
Verslo situacijose taisyklių laikymasis, saugumas ir efektyvumas yra pagrindiniai elementai priimant sprendimą dėl el. pašto archyvavimo. Įmonės el. pašto archyvavimą galima valdyti naudojant tam tikslui sukurtas programines programas ir funkcijas, skirtas konkrečioms verslo problemoms spręsti. Tai apima galimybę valdyti virtualų popieriaus pėdsaką ir ištrinti pranešimus, kurių nebereikia.