Elektroninių įrašų saugojimas yra ne kas kita, kaip svarbių duomenų atsarginės kopijos darbo vietoje sistemos sukūrimas, o gera žinia ta, kad daugumą to galima atlikti automatiškai, tinkamai nustačius. Tačiau daugelis įmonių daro klaidą kurdamos savo vertingų dokumentų atsargines kopijas keliuose serveriuose, o tai gali sukurti šimtus ar net tūkstančius pasikartojančių failų, kurie užima vietos ir galiausiai sulėtina serverio darbą. Tą patį galima pasakyti apie tradicines atsargines kopijas, tokias kaip popierius ir kompaktiniai diskai – visiškai nėra prasmės kurti pasikartojančias atsargines kopijas, kai įdiegiama patikima elektroninių įrašų saugojimo sistema. Tokiai sistemai sukurti paprastai ieškomas profesionalas, turintis interneto technologijų patirties, o kadangi internetinė atsarginė kopija paprastai yra elektroninių įrašų saugojimo paketo dalis, informacija turėtų būti apsaugota amžinai.
Prieš diegiant elektroninių įrašų saugojimo programą, vartotojams svarbu tiksliai apgalvoti, ką reikia saugoti keliose vietose. Pavyzdžiui, verslo failai, kuriuos per dieną pasiekia daug darbuotojų, turėtų būti saugomi kiekvienoje atskiroje kompiuterinėje sistemoje, tačiau su buvusiais klientais ar mokesčių informacija susiję failai turėtų būti saugiai saugomi pagrindiniame kompiuteryje, nes tokio tipo failų retai reikia. Kita svarbi elektroninių įrašų saugojimo programos funkcija yra galimybė po tam tikro laiko išvalyti nereikalingus failus, kad visas tinklas būtų kuo mažiau netvarkingas. Šios užduotys ne tik padeda supaprastinti informacijos paskirstymo visoje darbo vietoje greitį, bet ir nustato standartus kiekvienam darbuotojui, kurio turi laikytis dirbant su įmonės duomenimis.
Kitas svarbus elektroninių įrašų saugojimo aspektas yra automatinio atsarginio kopijavimo įdiegimas, kuris atliekamas reguliariais intervalais, ir šią užduotį galima nustatyti, kad ji būtų vykdoma kas savaitę, kasdien ar net kas minutę, kai reikia. Daugelis korporacijų ne tik talpina failus į centralizuotą serverį, bet ir kuria atsargines kopijas išoriniuose diskuose, nuotoliniuose diskuose arba kompaktiniame diske (CD), kad užtikrintų, jog duomenys visada būtų dviejose atskirose, nepriklausomose vietose. Nors daugeliui šis procesas atrodo nereikalingas, elektros grandinės perkrova gali veiksmingai ištrinti kiekvieną įmonės standųjį diską. Internetinės atsarginės kopijos ypač išpopuliarėjo, nes duomenys saugomi skirtingame geografiniame regione – taigi, net jei toks katastrofiškas įvykis kaip uraganas ar viesulas sunaikintų kiekvieną techninės įrangos dalį, įmonės informacija vis tiek išliktų saugi.
Kitas protingas elektroninių įrašų saugojimo aspektas yra fiziškai patikrinti, ar atsarginės kopijos iš tikrųjų buvo sukurtos, nes toks paprastas dalykas kaip pažeistas Ethernet laidas gali neleisti tinkamai išsaugoti informacijos. Daugelis įmonių klaidingai mano, kad automatinės atsarginės kopijos yra apsaugotos nuo nelaimingų atsitikimų, tačiau taip nėra. Asmenys visada turėtų patikrinti, ar duomenų atsarginės kopijos yra tinkamai sukurtos bent kartą per mėnesį arba kiekvieną kartą, kai įdiegiamas naujas failas ar programa.