Ilgalaikio turto stebėjimas yra procesas, kurį naudoja įmonės ir organizacijos, siekdamos stebėti visą ilgalaikį arba ilgalaikį turtą. Įmonės naudoja ilgalaikio turto stebėjimą kaip dalį savo apskaitos proceso ir vagysčių prevencijos, nusidėvėjimo ir atsargų kontrolės tikslais. Stengtis geriausiai sekti ilgalaikį turtą reiškia identifikuoti tą turtą, nustatyti, kokią sistemą naudoti jam sekti, ir nuolat atnaujinti informaciją apie turtą stebėjimo sistemoje. Įsitikinę, kad visi įmonės darbuotojai yra susipažinę su sistema, taip pat galite užtikrinti, kad informacija apie ilgalaikį turtą išliks aktuali.
Pirmas iššūkis gali būti identifikuoti viską, kam reikalingas ilgalaikio turto stebėjimas. Galbūt lengviausias būdas tai padaryti yra pradėti sekti visą turtą, kai jis patenka į įmonę, pradedant nuo 1-os verslo dienos, jei ne anksčiau. Naujo ilgalaikio turto informaciją rekomenduojama įtraukti į sekimo sistemą, kol turtas palieka pirkėjo rankas. Taip užtikrinama, kad turtas neišnyks, kol net nebuvo patvirtintas jo buvimas.
Ilgalaikio turto stebėjimas taip pat apima sistemos, kurią naudosite sekimui, pasirinkimą, nesvarbu, ar tai paprasta kompiuterio programinė įranga, brūkšninio kodo sistema ar radijo dažnio identifikavimo (RFID) žymų sistema. Tokios sistemos gali supaprastinti stebėjimą nustatydamos nusidėvėjimo grafiką ir parengdamos ataskaitas bei informaciją, reikalingą apskaitos procesams. Geriausia sekimo sistema konkrečiai įmonei bus tokia, kad būtų galima valdyti stebimo ilgalaikio turto kiekį, nesvarbu, ar jis didelis, ar mažas.
Vienas iš pagrindinių sėkmingo ilgalaikio turto stebėjimo elementų yra nuolat atnaujinama informacija apie turtą. Pavyzdžiui, jei sunkvežimis įtrauktas į įmonės turtą, bet jo sumoje atsidūrė autoįvykis, jis nebėra turtas. Jis turėtų būti pašalintas iš sekimo sistemos. Jei to nepadarysite, transporto priemonė gali būti toliau skaičiuojama kaip apmokestinamasis turtas. Jei įmonė pakankamai didelė ir komunikacija nutrūksta, naujausios sekimo informacijos trūkumas gali sukelti kitų problemų, jei, pavyzdžiui, darbuotojas mano, kad įmonės transporto priemonę galės naudoti su darbu susijusiai kelionei, nežinodamas, kad jis nebepasiekiamas.
Lengviausias būdas įsitikinti, kad ilgalaikio turto sekimas yra geriausias, yra įtraukti įmonės darbuotojus. Jei darbuotojas ketina naudoti įmonės turtą, įsitikinkite, kad jis negalės jo paimti, oficialiai jo neapžiūrėjęs savo vardu. Nustatykite pasekmes, jei oficialiai nepatikrinsite turto, kai jis bus atliktas, ir pabrėžkite, kaip svarbu nedelsiant pastebėti visas su turtu susijusias problemas. Priešingu atveju sekimo sistema gali netiksliai atspindėti, kas paskutinį kartą turėjo automobilį ir kur jis buvo, o tai praranda reikšmingą ilgalaikio turto stebėjimo tikslą.