Medžiagų valdymas yra procesas, kurį įmonės naudoja siekdamos užtikrinti, kad jos turėtų pakankamai atsargų, kad tinkamai patenkintų vartotojų poreikius. Šiame procese dažnai yra keli žingsniai – nuo faktinio operatyvinio valdymo iki apskaitos veiklos, siekiant valdyti finansinę proceso pusę. Geriausi medžiagų valdymo patarimai yra kokybiškų tiekėjų pasirinkimas, tinkamų užsakymų procesų nustatymas ir apskaitos inventorizacijos sistemos įdiegimas. Įmonės taip pat turi sukurti darbuotojų pareigas, kad galėtų atlikti su šiuo procesu susijusias užduotis. Šie elementai kartu dažnai sukuria stiprią, bet veiksmingą medžiagų valdymo sistemą.
Didelę medžiagų valdymo dalį sudaro tiekėjai, galintys patenkinti įmonės prekių poreikį. Nepakankami ištekliai įmonei gali būti sunkiai įveikiama situacija. Tiekėjai turi turėti galimybę įvykdyti įmonės užsakymus, kai tik įmonė juos pateikia. Keli tiekėjai gali keisti tiekiamų medžiagų kiekį ir kokybę. Dėl abiejų šių situacijų įmonei gali būti sunku patenkinti vartotojų poreikius ir veiksmingai konkuruoti su kitomis įmonėmis.
Tinkami užsakymų procesai yra dar vienas žingsnis kuriant veiksmingą medžiagų valdymo procesą versle. Įmonės visada turi žinoti apie esamą medžiagų kiekį. Kiti galvosūkio elementai apima saugos atsargų duomenis ir medžiagų apyvartą, kurią įmonė turi normaliai veikdama. Apsaugos atsargos – tai atsargų lygis, reikalingas norint patenkinti paklausą, atliekant pakartotinius medžiagų užsakymus, siekiant padidinti atsargų kiekį. Apyvarta diktuoja, kiek kartų įmonė parduoda per savo medžiagų atsargas, o tai reiškia, kad įmonė turi turėti pakankamai atsargų, kad patenkintų šį poreikį.
Apskaitos inventorizacijos sistemos tvarko finansinius medžiagų valdymo aspektus. Įmonės turėtų įdiegti nuolatinę arba periodinę medžiagų valdymo sistemą. Nuolatinė inventorizavimo sistema stebi kiekvieną atsargų elementų judėjimą, pvz., kiekvieną pirkimą, pardavimą ar šių skaičių koregavimą. Periodinė sistema turi mažiau reikalavimų nei nuolatinis metodas. Buhalteriai tiesiog atnaujina atsargų finansinius duomenis mėnesio pabaigoje, kad įmonė suprastų perkamą ir parduotą sumą.
Medžiagų valdymo trūkumas yra tas, kad daugelyje įmonių tai dažnai yra daug darbo reikalaujanti užduotis. Reikalavimai tinkamai valdyti šią veiklą dažnai reikalauja, kad tiek vadovai, tiek darbuotojai dirbtų susijusią veiklą. Įmonės dažnai turi įvertinti medžiagų valdymo operacijas ir nustatyti, ar tinkamai vykdant veiklą bus įtraukti esami darbuotojai, ar padidės darbuotojų poreikis. Norint užtikrinti, kad šiame procese būtų pasirūpinta visais valdymo aspektais, paprastai reikia samdyti ir apmokyti darbuotojus.