Rašydamas veiklos vertinimo laišką, kažkas turėtų apsvarstyti laiško tikslą platesniame kontekste ir pateikti vertinamam asmeniui naudingą ir prasmingą informaciją. Yra keletas metodų, kuriuos galima naudoti vertinant asmens veiklą, įskaitant kiekybinius ir kokybinius metodus, tačiau vertinimas, apimantis abu, paprastai yra veiksmingiausias. Tie žmonės, kuriems rašomas veiklos vertinimo laiškas, pavyzdžiui, įmonės darbuotojai, taip pat turėtų suprasti prasto įvertinimo pasekmes arba atlygį už puikų įvertinimą, pvz., bandomąsias priemones ir karjeros pažangą.
Veiklos vertinimo laiško tikslas turėtų turėti įtakos faktiniam to laiško sukūrimui. Pavyzdžiui, asmuo, rašantis laišką, kad įvertintų darbuotojo veiklą kasmet, turėtų būtinai įtraukti informaciją, kuri būtų naudinga vertinamam asmeniui, kaip nuolatiniam darbuotojui. Kita vertus, veiklos vertinimo laiškas, parašytas kaip rekomendacinis laiškas, paprastai nėra skirtas darbuotojo tobulėjimui skatinti, o pabrėžti jo stipriąsias ir silpnąsias puses. Šio laiško pagrindinio tikslo supratimas gali padėti jį rašančiam asmeniui.
Kai kas nors, parašęs veiklos vertinimo laišką, supras tikslą, jis turėtų pasirinkti geriausią įmanomą vertinimo metodą. Kai kuriais atvejais reikėtų apsvarstyti kiekybinį vertinimą, kuriame atsižvelgiama į konkrečius skaičius, pvz., pardavimų skaičius arba projektui skirtą laiką. Tačiau ne visus darbus galima kiekybiškai išanalizuoti, todėl pageidautina pateikti kokybinį veiklos vertinimo laišką, kuriame atsižvelgiama į pastebėjimus ir kitų nuomonę, siekiant įvertinti asmens stipriąsias ir silpnąsias puses. Tačiau kiekvienas iš šių metodų turi būdingų trūkumų, todėl daugelis vertintojų nori juos naudoti kartu, kad įvertinimas būtų veiksmingesnis.
Kai kas nors rašo veiklos vertinimo laišką, jis taip pat turėtų užtikrinti, kad vertinimo subjektas suprastų proceso svarbą. Jei įmonės darbuotojai paprastai gali būti paaukštinti, remiantis tokio vertinimo rezultatais, jie turėtų tai suprasti. Veiklos vertinimo laiško tikslas yra ne nustebinti darbuotojus ar kitus jų darbo analize, o pateikti jiems naudingą ir prasmingą grįžtamąjį ryšį apie jų veiklą. Nesąžiningi vertinimai ar paaukštinimo praktika gali sukelti darbuotojų nepasitenkinimą, darbuotojų praradimą ir net ieškinius; Vertintojas turėtų pasirūpinti, kad būtų naudojami metodai, kurie pateikia teisingą ir nešališką įgūdžių analizę, kartu su aiškia komunikacija, padedančia darbuotojams suprasti, ko iš jų tikimasi.