Geriausi patarimai, kaip planuoti nenumatytas nelaimes, yra analizuoti ir pasiruošti blogiausiam scenarijui organizuojant ir dirbant komandoje. Norint tinkamai pasiruošti konkrečioms situacijoms, dažnai prireiks daug skirtingų verslo padalinių. Nors nelaimių, tokių kaip stiprus žemės drebėjimas ar elektros energijos tiekimas, gali ir nebūti, nenumatytų atvejų planavimo tikslas yra pasiruošti, jei kas nors nutiktų. Vienas iš naudingiausių patarimų įmonėms planuojant nenumatytas nelaimes – projektą koordinuojantis asmuo turi sudaryti komitetą.
Darbuotojų savanorių įtraukimas į nenumatytų atvejų planavimo komitetą padeda įtraukti darbuotojus ir atkreipia dėmesį į projekto svarbą. Darbuotojų savanorių paskyrimas vadovauti pogrupiams, pvz., vandens, skubaus maisto ir saugos reikmėms, gali padėti sukurti veiksmingą komandą. Kad nelaimių planavimas būtų tęstinis ir veiksmingas, turi būti įtraukti reguliarūs susitikimai su padalinių vadovais. Projekto koordinatorius turėtų sugebėti duoti aiškias instrukcijas komiteto nariams, taip pat stebėti jų eigą ir prireikus koreguoti.
Kad nenumatytų atvejų planavimas duotų maksimalią naudą, reikia numatyti kiekvieną įmanomą krizinę situaciją. Turėkite omenyje konkrečias situacijas, kad reikmenys ir veiksmai būtų daug tikslesni ir veiksmingesni. Pavyzdžiui, jei grupė ruošiasi dingti elektrai žiemą, reikės surinkti šiltas antklodes kaip avarines atsargas, kai išjungta elektra. Vasarą nutrūkus elektrai, tas pačias antklodes galima naudoti kaip sėdimą vietą arba apsaugoti nuo saulės pro langus.
Tada ataskaitos iš nenumatytų atvejų planavimo komiteto posėdžių galėtų būti išplatintos įvairiems korporacijos ar kito verslo padaliniams. Vadovas turės užtikrinti, kad skyrių vadovai žinotų apie savo vaidmenį planuojant nenumatytas nelaimes, pavyzdžiui, kas tvarkys visas draudimo išmokas. Užtikrinti, kad draudimo sumos pakaktų atlyginti darbuotojų kompensacijas, patirtą žalą turtui ir laikui nutrūkusį verslą – tai kitos departamento ar vyresniosios vadovybės problemos, kurias reikėtų išspręsti planuojant nenumatytas nelaimes. Brošiūros ir kita informacija iš vyriausybinių agentūrų taip pat gali būti naudinga nenumatytų nelaimių planuotojams.