Yra keletas veiksnių, į kuriuos reikia atsižvelgti samdant gyvus muzikantus renginiui. Gyvai muzikantų pasirodymas gali turėti įtakos bendrai renginio sėkmei, todėl prieš sutinkant juos samdyti reikia ištirti muzikantų reputaciją ir atlikimo stilių. Gyvi muzikantai turėtų pateikti savo pagrindinę įrangą ir pasiūlyti dainų sąrašą arba muzikos rinkinius, iš kurių klientai galėtų rinktis. Siekiant apsaugoti abi šalis, įpareigojanti sutartis turėtų būti įdarbinimo proceso dalis.
Norint sukurti norimą atmosferą, turi būti parinkti tinkami gyvai muzikantai. Turi būti nustatyta, ar gyvi muzikantai bus pramoginiai, ar tiesiog gros foninę muziką viso renginio ar tik jo dalies metu. Tipiški muzikiniai ansambliai yra džiazo trio, pučiamųjų ar stingdančių kvartetas arba fleitos ir arfos duetas. Galima rinktis iš medinių pučiamųjų, pučiamųjų, styginių ir balso instrumentų kategorijų. Jei fortepijonas bus gyvo muzikinio pasirodymo dalis, turi būti nustatyta jo vieta ir jis taip pat turi būti suderintas.
Paprastai geriausi muzikantai gali būti išrenkami kalbantis su kitais žmonėmis, samdančiais gyvus muzikantus panašioms progoms. Jei įmanoma, apsilankymas spektaklyje kitoje vietoje užtikrins, kad muzikantų stilius ir muzikinės atrankos atitiktų planuojamą renginį. Taip pat protinga asmenims paprašyti dainų sąrašo arba pasiteirauti, ar gyvi muzikantai gali „uždengti“ konkretaus atlikėjo muzikinį katalogą arba atlikti tam tikro stiliaus ar žanro muziką.
Prieš pasirašant visą svarbią nuomos sutarties detalę, galite sutaupyti brangaus laiko ir sutaupyti nusivylimo, kurį sukelia nesusipratimai vėliau. Tai taip pat užtikrins, kad muzikantai būtų pasiekiami norima data ir laiku ir kad jų išlaidos neviršytų biudžeto. Geriausia iš anksto susitarti dėl visų detalių, tokių kaip mokesčiai už pasirodymą, užstatas ir pasirodymo tipas bei trukmė. Kad būtų išvengta gedimų, išmintingas žingsnis yra pateikti išsamią informaciją raštu ir susitarti, jei kuri nors šalis nesilaiko susitarimo.
Norint atlikti gyvą pasirodymą, gali prireikti papildomos scenos įrangos. Gali prireikti koordinavimo tarp gyvų muzikantų ir vietos savininko arba vadovo, kad būtų užtikrinta visa reikalinga įranga pasirodymui. Asmenims taip pat būtų protinga apsilankyti renginio vietoje, kad būtų užtikrinta pakankamai didelė scenos erdvė, kurioje muzikantai galėtų saugiai ir patogiai koncertuoti, ir kad būtų tinkami elektros lizdai ir apšvietimas. Taip pat pravartu leisti gyviems muzikantams patekti į vietą, kad būtų galima susitarti prieš pasirodymo laiką.