Sekretorė yra padėjėja, padedanti specialistams atlikti tokias užduotis kaip atsiliepti į telefonų skambučius, atlikti susirašinėjimus, pildyti dokumentus ir atlikti duomenų įvedimo užduotis. Daugeliu atvejų sekretorės yra puikūs komunikatoriai, gebantys sudaryti aiškius, glaustus atmintines ir bendrauti su biuro lankytojais. Daugelis įvairių sričių specialistų priklauso nuo savo sekretorių, kad jie palaikytų tvarką biuruose, suplanuotų susitikimus, rinktų informaciją ir daugeliu atvejų užtikrintų, kad visi svarbūs dokumentai būtų pateikti kolegoms, klientams ir reguliavimo agentūroms su visa ir tikslia informacija. . Vienas iš svarbiausių patarimų samdant sekretorę – įsitikinti, kad skelbime apie laisvą darbą būtų pateiktas išsamus ir išsamus kvalifikacijų ir darbo reikalavimų sąrašas. Kai kurie kiti svarbūs patarimai, kaip samdyti sekretorę, yra naudoti daugybę skirtingų šaltinių ieškant kandidatų į darbą, iš anksto surašyti pokalbio klausimus ir suvokti, kad geriau priimti protingą sprendimą, nei priimti greitą sprendimą.
Kai kuriems specialistams pasiseka rasti sekretores, kurias jiems rekomendavo kolegos. Tokiais atvejais gali net nebūtina pildyti darbo skelbimo. Tačiau dažniausiai, norint samdyti sekretorę, reikia užpildyti darbo skelbimą. Tai dokumentas, kuriame potencialiems kandidatams į darbą pranešama, kad specialistas ieško asistento, ir kuriame taip pat turėtų būti išvardytos kvalifikacijos, kurias kandidatai turėjo įgyti prieš pateikdami gyvenimo aprašymą.
Profesionalas, samdantis sekretorių įprastam verslo biurui, gali nurodyti tik tai, kad idealus padėjėjas turi ilgametę bendravimo su verslo profesionalais, duomenų įvedimo ir planavimo bei atsiskaitymo programinės įrangos naudojimo patirtį. Tačiau labiau specializuotose srityse, pavyzdžiui, teisės ir medicinos srityse, samdant sekretorių gali prireikti specialistų, kad jie būtų susipažinę su įvairių rūšių sertifikavimu. Pavyzdžiui, dauguma gydytojų samdo sekretorius, turinčius medicininių įrašų saugojimo arba medicininių sąskaitų išrašymo ir kodavimo mokymus ir sertifikatus tose srityse, kuriose draudimas yra veiksnys.
Taip pat svarbu siųsti pranešimus apie darbo vietą įvairiems šaltiniams. Kai samdote sekretorių, patartina pateikti skelbimus vietiniams laikraščiams, svetainėms ir kitiems šaltiniams, kuriuos naudoja asmenys, galbūt ieškantys darbo atitinkamoje srityje. Pavyzdžiui, teisininkas gali siųsti darbo skelbimus vietiniams advokatų padėjėjų mokymo centrams, o gydytojas gali siųsti pranešimus vietinėms sveikatos administravimo programoms.