Darbo užmokesčio ataskaitos – tai oficialūs įmonės dokumentai, kuriuose pateikiama informacija apie kiekvienam darbuotojui sumokėtus pinigus. Įmonės yra teisiškai įpareigotos rengti šias ataskaitas su konkrečia informacija apie kiekvieną iš jų. Geriausi patarimai, kaip sudaryti darbo užmokesčio ataskaitas, yra dabartinių darbo užmokesčio įstatymų peržiūra, pasikartojančių ataskaitų kūrimo sistemos sukūrimas ir periodinių auditų atlikimas siekiant užtikrinti, kad būtų laikomasi reikalavimų. Įmonės dažnai turi dviejų tipų darbo užmokesčio dokumentus. Vienas atitenka darbuotojui kaip darbo užmokesčio stuburas, o kitas lieka su įmonės vidaus dokumentais apskaitos tikslais.
Dabartiniai darbo užmokesčio įstatymai diktuoja, kokią informaciją įmonė pateikia savo darbo užmokesčio sąrašuose ir darbo užmokesčio ataskaitose. Tai gali apimti informaciją apie darbo užmokesčio fondo mokesčius, išmokas ir priedus, išskaičiuotus iš darbuotojo čekio. Kita informacija gali apimti darbo užmokesčio apskaitos laikotarpio datas arba atskiras atlyginimo, darbo užmokesčio ir viršvalandžių sumas. Vėlgi, ši informacija dažnai gaunama iš taisyklių ar kitų nacionalinės, regioninės ar vietos valdžios institucijų reglamentų.
Sistema paprastai reikalinga darbo užmokesčio ataskaitoms tvarkyti. Įmonės dažnai šias ataskaitas rengia bent kartą per mėnesį, todėl naudojant sistemą užtikrinama, kad informacinės ataskaitos išliks pastovios. Ši sistema taip pat užtikrina, kad įmonė nepaliks informacijos iš vieno laikotarpio į kitą. Darbo užmokesčio skaičiavimo programinė įranga yra labiau paplitusi įmonėse, suteikiant joms galimybių kurti ir prižiūrėti sistemą. Naudojant darbo užmokesčio apskaitos programinę įrangą taip pat galima sukurti centralizuotą ataskaitų teikimo sistemą, kurioje viena vieta gali apdoroti visas įmonės darbo užmokesčio ataskaitas.
Auditas paprastai yra būtinas siekiant užtikrinti, kad įmonė laikytųsi visų išorinių ir vidinių darbo užmokesčio apskaitos taisyklių. Daugeliu atvejų įmonė savo darbo užmokesčio ataskaitose ir sistemoje gali naudoti du audito tipus: vidinį ir išorinį. Vidaus audito metu darbo užmokesčio sistemai peržiūrėti pasitelkiami pačios įmonės darbuotojai. Šis auditas skirtas tik valdymo tikslams. Antrajam audito tipui, išoriniam, reikia pasitelkti trečiąją įmonę ir jis daugiausia skirtas su verslu nesusijusioms suinteresuotosioms šalims.
Vadovautis geriausiais patarimais dėl darbo užmokesčio ataskaitų paprastai yra nuolatinis procesas. Pasikeis įstatymai ir kiti teisės aktai, todėl įmonė turės pakeisti ataskaitų ir audito sistemą. Pavyzdžiui, viešosiose įmonėse kasmet dažnai reikės atlikti daugybę auditų. Darbo užmokesčio sistema reikalauja aktyvaus ataskaitų teikimo ir valdymo, todėl įmonė gali pasirinkti konkrečius žmones, kurie prižiūrės šią sistemą. Šie darbuotojai dažnai ateina iš darbo užmokesčio ir apskaitos skyrių, atsižvelgiant į įmonės darbuotojų skaičių ir procedūras.