Be geros pirkimo užsakymo sekimo sistemos būtų sunku kontroliuoti atsargas ir produktų sąnaudas. Pirkimo užsakymai gali būti siunčiami paštu, faksu, el. paštu arba tiesiog paskambinus pardavėjui. Yra elektroniniai pirkimo užsakymai, dažniausiai tarp įmonių, taip pat vienkartinės formos, pvz., naudojamos mažmeninės prekybos parduotuvėse. Kai kurios įmonės naudoja bendrą pirkimo užsakymą, kad galėtų stebėti tam tikrų kategorijų produktų pirkimus. Pirkimo užsakymų sekimo sistema, nepaisant jos formato, turėtų būti sukurta taip, kad suteiktų įmonei daugiausiai informacijos, kad ji galėtų priimti gerus pirkimo sprendimus.
Pirkimo užsakymas yra komercinis dokumentas, kurį perkančioji įmonė siunčia parduodančiai įmonei, kuriame nurodomi produktai, kiekiai ir kaina. Tai susitarimas ir teisėtas pasiūlymas pirkti prekes ir/ar paslaugas. Pirkimo užsakymų sekimas yra svarbus vidinei įmonės kontrolei.
Pirkimo užsakymo formoje turėtų būti nurodyta užsakymo data ir data, pristatymo būdas ir pardavėjo pavadinimas bei adresas. Jame taip pat turi būti nurodyta užsakyta prekė, kiekvienos prekės kaina ir bendra kaina. Jei taikoma, taip pat turėtų būti įtrauktas pardavimo mokestis. Elektroninis pirkimo užsakymo formų generavimas kai kuriose įmonėse taip pat gali būti susietas su atsargomis, kad būtų išlaikytas turimo produkto balansas.
Pirmiausia įmonė turi žinoti, kas buvo užsakyta. Dėl šios informacijos stokos įmonė gali turėti per mažai atsargų ir nesugebėti patenkinti klientų poreikių arba per daug atsargų, o tai eikvoja erdvę ir mažina pinigų srautus. Gera pirkimo užsakymų sekimo sistema leis įmonei akimirksniu peržiūrėti, kas buvo užsakyta, ir sekti užsakymų būseną.
Įmonė, kuri naudoja pirkimo užsakymo sekimo sistemą, taip pat sumažina darbuotojų sukčiavimo galimybę. Pavyzdžiui, kiekvienam pirkimo užsakymui svarbu turėti iš anksto priskirtą numerį. Taip išvengiama galimybės, kad darbuotojas užsakys prekes iš pardavėjo ir naudos produktus asmeninei naudai.
Dažnai įmonė naudoja automatizuotą pirkimo užsakymų sudarymo ir stebėjimo sistemą. Tokiu būdu įmonė gali turėti prekių katalogą, kurį galima rūšiuoti pagal pardavėją, prekę ir kainą. Be to, sistema sukurs duomenų bazę, kurioje bus saugomas inventoriaus sąrašas ir nuolat atnaujins šį sąrašą. Yra programinė įranga, kuri sukurs pirkimo užsakymo formą, stebės neapmokėtus ir įvykdytus pirkimo užsakymus ir netgi analizuos pirkimo tendencijas, kad padėtų derybose su pardavėjais dėl kainų.
Pirkimo užsakymų sekimo sistema centralizuoja pirkimą, todėl išvengiama dubliavimo. Elektroninė sistema taip pat suteiks pardavėjų duomenų bazę ir leis pirkimo užsakymus siųsti el. paštu, kad būtų išvengta perteklinių dokumentų. Pirkimo užsakymų valdymas leidžia įmonei kontroliuoti pirkimus ir apriboti vagysčių galimybę.