Seminaro planavimas – tai visų veiklų, reikalingų sėkmingam seminarui surengti, organizavimas. Tokie seminarai gali trukti kelias valandas arba kelias dienas. Veiksmingo seminaro planavimo patarimai apima aiškiai apibrėžtą darbų apimtį, nenumatytų atvejų plano sudarymą, kruopštų pardavėjų pasirinkimą, veiklos pusiausvyros palaikymą ir nepamirškite atlikti peržiūros po renginio.
„Darbo apimtis“ – tai dokumentas arba dokumentų serija, kurioje detalizuojami visi projekto reikalavimai. Tokio tipo dokumentai yra būtini norint efektyviai planuoti seminarą, nes padeda išvengti netikėtų problemų ir išlaidų. Seminaro darbų apimtis turėtų apimti erdvės, pramogų, maitinimo ir technologijų reikalavimus, taip pat draudimo ir apgyvendinimo reikalavimus, jei reikia. Tai taip pat gali apimti informaciją apie pranešėjus ir su jais susijusias išlaidas bei reikalavimus.
Nors visapusiška darbų apimtis gali padėti sukurti sklandų įvykį, vis tiek gali kilti netikėtų problemų. Dažnai pamirštama, bet svarbi seminaro planavimo dalis yra planavimas nenumatytiems atvejams. Šis procesas apima viso plano analizę, labiausiai tikėtinų taškų, kuriuose kažkas gali nutikti, nustatymą ir galimų problemų sprendimo plano parengimą. Pavyzdžiui, jei į planą įtraukta vakarienė su didžėjumi ir šokiai, planuotojas turėtų sudaryti pakaitinių didžėjų sąrašą panašaus kainų diapazono, kad būtų pasiruošęs tuo atveju, jei sutartas DJ nepatektų.
Kruopštus pardavėjų pasirinkimas gali padėti susidoroti su daugeliu iššūkių, tradiciškai susijusių su seminarų planavimu. Planuotojai turėtų palyginti kelių pardavėjų kainas ir kokybę ir gali paprašyti geriausių pasirinkimų. Tokiems pardavėjams kaip maitinimo įmonės taip pat yra protinga reikalauti civilinės atsakomybės draudimo įrodymo. Seminarų planuotojai dažnai sudaro pardavėjų, kurie praeityje dirbo gerai, sąrašą, kad galėtų naudoti tuos pardavėjus būsimiems renginiams.
Veiksmingas seminaro planavimas taip pat reikalauja pusiausvyros jausmo. Norint efektyviai panaudoti turimą laiką, reikia atsižvelgti į visas būtinas veiklas, tokias kaip užsiėmimai, pramoginiai renginiai ir pertraukos. Ilgos sesijos turėtų apimti tualeto ar telefono pertraukas ir turėtų būti rengiamos arti būtinų patalpų. Tarp veiklų reikia skirti pakankamai laiko, kad dalyviai galėtų pereiti iš vienos srities į kitą nieko nepraleisdami.
Seminaro planavimas dažnai prasideda nuo ankstesnio seminaro analizės po įvykio. Tai ypač pasakytina apie pasikartojančius ar kasmetinius įvykius. Seminaro sėkmių ir nesėkmių analizė gali suteikti vertingos informacijos, dėl kurios būsimi seminarai vyks sklandžiau.