Jei techninės priežiūros planavimas nėra atliktas efektyviai, gali būti sugaištas didelis gamybos laikas ir pinigai. Techninės priežiūros planuotojų pareiga yra sukurti metodus, kurie padėtų išvengti perteklinių atliekų. Vienas iš būdų tai padaryti – techninės priežiūros planuotojams atsiminti, kokios yra jų pareigos. Jie taip pat turėtų parengti visus paslaugų užsakymus ir tvarkyti geras istorijos bylas.
Patirtis rodo, kad techninės priežiūros planavimas gali turėti vieną didžiausių padarinių įmonės biudžetui. Daugelis pramonės srities žinovų pastebėjo, kad net ir įdarbinant techninės priežiūros planuotojus, biudžetas vis tiek pernelyg dažnai nukenčia. Viena iš pagrindinių priežasčių yra ta, kad techninės priežiūros planuotojai dažniausiai užsiima darbais, kurie nepriklauso jiems.
Veiksmingam techninės priežiūros planavimui paprastai reikalingas asmuo, kuris būtų įsitraukęs ir susitelkęs į savo pareigas. Planuoti taip, kad būtų sumažintas atliekų kiekis, nėra paprasta užduotis. Tai reikalauja, kad žmogus atliktų daug tyrimų, įvertinimų ir skaičiavimų. Tai taip pat apima bendravimą ir koordinavimą su kitais. Šis darbas gali tapti didžiulis, kai prisiimama nesusijusių pareigų, tokių kaip techninės priežiūros planavimas ar priežiūra.
Techninės priežiūros planavimas yra kažkas, ką reikia padaryti iš anksto. Laukti, kol atsiras gedimų ar didelių gedimų, neplanuojama. Dėl to prarandama kontrolė, o tai gali kainuoti brangiai. Vietoj to, geresnis būdas yra turėti planus, kurie būtų numatyti bent metams, jei ne 18 mėnesių. Priežiūros planuotojo pasirengimas turėtų būti rodomas tvirtu aptarnavimo užsakymu, veiksmingu išjungimo grafiku ir kompetentingomis istorijos failais.
Aptarnavimo užsakymas gali būti laikomas tvirtu, jei jame yra viskas, ką reikia pranešti visiems, kurie bus įtraukti į būsimą priežiūros darbą. Šį dokumentą gali peržiūrėti vyresnioji vadovybė, technikai ir buhalteriai. Todėl darbas, kurį tikimasi atlikti, turėtų būti aiškiai apibrėžtas. Turi būti įtrauktos medžiagos, reikalingos darbui atlikti. Be to, turėtų būti įtraukti tokie elementai kaip eskizai, problemų žurnalai ir specialios instrukcijos.
Išjungimo grafikas yra svarbus tais atvejais, kai objektas ar pagrindinė įranga turi būti išjungti tam tikram laikotarpiui. Techninės priežiūros planuotojas turėtų turėti galimybę pagrįstai spėti, kiek laiko truks šis laikotarpis. Jis taip pat turėtų apibūdinti visus priežiūros projektus, kuriuos reikia atlikti per tą laiką. Į jo planus turėtų būti įtraukta, kaip bus panaudota darbo jėga, kad šiuo atžvilgiu nebūtų švaistoma.
Daugelis vertinimų, atliekamų planuojant techninę priežiūrą, turėtų būti pagrįsti istorijos failais. Šiuose dokumentuose turi būti išsamiai aprašyta visos įrangos istorija. Tai gali apimti bet kokius priežiūros modelius arba nuolatines problemas. Šie failai taip pat turėtų sudaryti pagrindą spėlionėms ir tyrimams dėl priežiūros trukmės ir išlaidų.