Didelės ir mažos įmonės dažnai susiduria su iššūkiu išlaikyti organizuotą verslo įrašų saugojimo sistemą. Paprastai verslo dokumentai saugomi iki nustatytų vietinių ar regioninių laiko apribojimų. Norint turėti tinkamą įrašų sistemą, labai svarbu žinoti, ką ir kiek laiko saugoti.
Verslo dydis paprastai lemia verslo įrašų saugojimo sistemos gylį. Kai kurie saugomi verslo dokumentai apima mokesčių deklaracijas ir personalo bylas. Paprastai įmonės tvarkomi finansiniai įrašai yra veiklos išlaidos, kapitalo pirkimai, pardavimo kvitai ir turtas.
Įmonė turėtų patikrinti verslo įrašų saugojimo reikalavimus, taikomus jurisdikcijoje, kuri reguliuoja verslo pramonę. Jungtinėse Valstijose su mokesčiais susijusių verslo įrašų saugojimo reikalavimai yra tokie, kad verslo dokumentai turi būti saugomi mažiausiai trejus metus. Kai kuriems pajamų reikalavimams gali tekti tvarkyti finansinius įrašus net ir pasibaigus rekomenduojamam laikui.
Personalo įrašai paprastai saugomi mažiausiai ketverius metus. Šie ir kiti įrašai saugomi saugioje vietoje, ypač tie, kuriuose yra asmeninė informacija apie buvusius ir esamus darbuotojus. Paprastai tvarkomi išsamūs įrašai apie tai, kada buvo pateikti ir sumokėti darbo užmokesčio mokesčiai.
Daugeliu atvejų finansiniai įrašai saugomi mažiausiai septynerius metus. Kai kurie dokumentai, kuriuos galima įtraukti, yra finansinių institucijų išrašai, inventoriaus sąrašai ir metinės pajamų ataskaitos. Gerų finansinių įrašų tvarkymas gali sumažinti verslo riziką teisiniais klausimais.
Įmonėms taip pat gali būti naudinga turėti valymo sistemą, skirtą atsikratyti senų ar nereikšmingų verslo dokumentų. Verslo įrašų saugojimo sistemos politika gali padėti supaprastinti procesą ir užtikrinti, kad visi darbuotojai laikytųsi tos pačios praktikos. Paprastai tai yra nuolatinė tinkamų verslo įrašų tvarkymo proceso dalis.
Jei verslo dokumentai laikomi vietoje, paprastai yra gera idėja turėti pakankamai vietos saugykloje. Taip pat įprasta laikyti verslo dokumentų elektroninę bylą. Tokiu būdu vis dar bus pasiekiami atitinkami dokumentai, o įmonė gali išvengti veiklos sustabdymo gaisro ar kitos nelaimės atveju sunaikinus popierinius verslo dokumentus.
Daugelis įmonių gali pasirinkti naudoti įrašų saugojimo valdymo įmonę. Tai gali atlaisvinti organizacijos laiko sutelkti dėmesį į su verslu susijusius klausimus, o ne į verslo įrašų saugojimo valdymą. Gali būti sumažintos bet kokios galimos problemos, susijusios su verslo įrašų saugojimo sistemos perdavimu iš išorės. Gerbiama įmonė paprastai apibūdins savo verslo dokumentų saugos priemones ir praktiką.