Verslo procesų dokumentacija – tai su konkrečiu verslo procesu ar procedūra susijusių veiksmų rašytinio įrašo kūrimo procesas. Tokie dokumentai padeda standartizuoti procedūras ir nustatyti geriausią praktiką. Patarimai, kaip sukurti aiškius, veiksmingus proceso dokumentus, apima lengvai suprantamos kalbos naudojimą, kelių šalių leidimą peržiūrėti dokumentaciją ir rašyti išsamius dokumentus ir supaprastintus apgaulingus lapus.
Daugelis įmonių kuria verslo procesų dokumentus mokymo tikslais. Tai reiškia, kad daugelis asmenų, kurių supratimo lygis gali būti labai skirtingas, gali skaityti dokumentus. Siekiant užtikrinti maksimalų veiksmingumą, proceso dokumentai turi būti lengvai suprantami visiems, kurie tikisi jais naudotis.
Ekspertai dažnai rekomenduoja tokius dokumentus rašyti naudojant kalbą, atitinkančią devintos klasės skaitymo lygį. Rašytojai taip pat turėtų vengti naudoti techninį ar pramonės žargoną. Kai reikia vartoti akronimus ar pramonės terminus, pirmiausia jie turėtų būti aiškiai apibrėžti. Kuriant verslo procesų dokumentaciją taip pat būtų protinga įtraukti apibrėžimų sąrašą.
Nors verslo procesų dokumentaciją dažnai pildo asmuo, išmanantis tokius dokumentus, svarbu, kad kiti asmenys peržiūrėtų dokumentus prieš pradedant juos naudoti. Jei dokumentus rašantis asmuo nėra dokumentuojamo proceso ekspertas, toks ekspertas turėtų atlikti peržiūrą, kad įsitikintų, jog turinys yra techniškai teisingas. Taip pat dokumentus turėtų peržiūrėti bent vienas asmuo, visiškai nesusipažinęs su procesu, kad būtų galima nustatyti bet kokias neaiškias instrukcijas ar trūkstamus veiksmus.
Išsamūs dokumentai yra esminė verslo procesų dokumentacijos dalis. Dokumentuose paaiškinami visi proceso etapai, taip pat gali būti pateikta papildomos informacijos, pvz., programinės įrangos reikalavimai, teisiniai apribojimai ir įvairių veiksmų kontaktinė informacija. Nors dokumentai yra labai svarbūs norint išsamiai paaiškinti procesą, jie gali būti per ilgi arba dideli, kad juos būtų galima naudoti kasdien.
Šios problemos sprendimas yra sukurti cheat sheet, kuriame nurodomi tik patys svarbiausi žingsniai ir kuris yra priminimas, kai bus perskaityta visa proceso dokumentacija. Šie apgaulingi lapai turėtų būti paprastas būdas rasti pagrindinę informaciją apie kiekvieną veiksmą. Gali būti protinga pateikti puslapio ar skyriaus numerį, kuriame informaciją galima rasti visoje dokumentacijoje, kad skaitytojas turėtų nuorodą, jei jam reikia papildomos informacijos. Tokie lapai dažnai pateikiami kaip srautų diagramos arba kontūrai.