Verslo procesų tobulinimas priklauso nuo supratimo, bendravimo ir nuolatinių atnaujinimų bei naujovių. Verslo procesas yra praktika, kai įvairūs įvesties elementai kartu sukuria produkciją. Todėl procesas gali būti bet koks – nuo paslaugos teikimo iki darbo užmokesčio apskaitos tvarkymo. Verslo procesų žemėlapių kūrimas, tarpžinybinio bendravimo skatinimas ir technologijų naudojimas proceso būsenai atnaujinti yra būdai, kaip galima pagerinti verslo procesą.
Kaip verslo procesų tobulinimo makro pavyzdį įsivaizduokite įmonę, kuri nori sumažinti didelę darbuotojų kaitą. Todėl procesas, kurį reikia tobulinti, yra pirmieji darbuotojų patirties metai. Vadovas nori šį skaičių sumažinti ir padidinti įmonės lojalumą. Kad tai padarytų, jis turi suprasti problemą, skatinti bendrauti ir nuolat informuoti apie proceso būseną.
Verslo procese svarbu suprasti problemą, o ne tik pašalinti simptomus. Geriausi sprendimai paprastai yra gerai informuoti, o tai pasakytina ir apie verslo procesų tobulinimą. Vadovas, siekiantis sumažinti darbuotojų kaitą, taisydamas simptomus, gali pasiūlyti didesnius atlygio paketus kaip paskatinimus darbuotojams. Po šešių mėnesių šis vadovas gali suprasti, kad skaičiai reikšmingai nepagerėjo ir kad jis iššvaistė laiką ir pinigus bandydamas įgyvendinti šią strategiją nesuprasdamas tikrosios problemos prigimties.
Tobulinant verslo procesus, komunikacija yra labai svarbi, todėl ji turėtų būti atvira ir skatinama, ypač tarpžinybiniuose procesuose. Naudodamasis atvira komunikacija, vadovas gali paklausti naujų darbuotojų ir naujų samdomų vadovų, kas, jų nuomone, lemia, pavyzdžiui, tokią didelę kaitą. Vadovas gali gauti informacijos, rodančios, kad nauji darbuotojai nesijaučia vertingi arba kad jų vadovai pakankamai daug dėmesio skyrė mokymams.
Ryšio linijų išlaikymas gali būti naudingas ieškant naujoviškų problemos sprendimų. Protų šturmo sesijos gali pasiūlyti daugiau mokymų ir asmeninių vertinimų su naujais darbuotojais. Įgyvendinus tokius pakeitimus, gali padidėti darbuotojų lojalumas ir sumažėti kaita, todėl pagerės verslo procesas.
Supratus problemą, tobulinimo strategijos gali būti veiksmingesnės, tačiau proceso tobulinimas yra nuolatinis procesas. Efektyvūs procesų vadovai peržiūri ir diegia naujoves net ir išsprendę problemą. Tęsiant pavyzdyje pateiktus sprendimus – naujos samdymo apklausos įgyvendinimas ir klausimų uždavimas, siekiant nustatyti problemas ar tobulinimo vietas – gali padėti vadovui neatsilikti nuo galimų problemų, o tai leidžia anksti rasti sprendimus.
Verslo procesų atvaizdavimas taip pat gali padėti geriau suprasti procesus, tuo pačiu didinant bendravimą. Procesų žemėlapiuose pateikiamas vaizdinis žingsnis po žingsnio verslo procesų vaizdavimas, siekiant supaprastinti procesų valdymą. Vizualinės reprezentacijos leidžia lengviau konceptualizuoti procesus ir rasti vietos tobulėjimui. Komandos, kuriančios proceso planus, paprastai ateina iš įvairių proceso etapų ir gali suteikti esminės informacijos iš įvairių perspektyvų, kad padėtų tobulėti.
Technologijos, tinkamai parinktos ir prižiūrimos, taip pat gali pagerinti verslo procesų valdymą. Pavyzdžiui, automatizuojant menkas ar administracines užduotis galima efektyviai saugoti informaciją, sumažinti žmogiškąsias klaidas ir pagerinti efektyvumą. Automatizuotos valdymo sistemos taip pat gali padėti padidinti procesų kontrolę ir padidinti operacijų matomumą.