Paprastai motyvacinio laiško programinės įrangos naudojimo privalumai ir trūkumai priklauso nuo darbo ieškančio asmens naudojamos programinės įrangos kokybės. Tai nebūtinai reiškia, ar tai nemokama versija, ar mokama versija, bet tai reiškia, kiek pastangų kūrėjas įdėjo į galutinį produktą. Kokybiška motyvacinio laiško programinė įranga padeda ieškančiam darbo parašyti motyvacinį laišką, pritaikytą jo asmenybei, įgūdžiams ir kvalifikacijai, o nekokybiška versija geriausiu atveju sukuria bendrą motyvacinį laišką. Kaip ir prieš pirkdamas, darbo ieškantis asmuo prieš priimdamas sprendimą turėtų ištirti ir ištirti įvairią programinę įrangą.
Kaip ir daugumos produktų, įskaitant programinę įrangą, atveju, yra įvairių tipų motyvacinio laiško programinės įrangos. Kai kurie gali pasiūlyti funkcijų, kurių kiti ne. Kiti gali būti sukurti taip, kad veiktų taip, kaip kai kurie ne. Todėl lengviausias būdas apibrėžti tokią programinę įrangą yra apibūdinti ją kaip programinę įrangą, kuri padeda ieškančiam darbo susikurti motyvacinį laišką. Galutiniam produktui sukurti naudojami metodai priklauso nuo pačios programinės įrangos.
Vienas akivaizdus motyvacinio laiško programinės įrangos pranašumas yra programinės įrangos teikiama pagalba rašant motyvacinį laišką. Tokia programinė įranga padeda darbo ieškantiems asmenims susidoroti su problemomis, su kuriomis kitu atveju galėtų kilti problemų, pvz., tinkamo motyvacinio laiško formato. Kai kurios šios programinės įrangos versijos siūlo vartotojams galimybę sukurti labiau suasmenintą motyvacinį laišką. Pavyzdžiui, kai kurios šios programinės įrangos versijos suteikia vartotojams galimybes įvesti suasmenintą informaciją, kuri, kai laiškas yra paruoštas formatuoti, padeda laiškui atrodyti taip, lyg jį sukūrė žmogus, o ne programinė įranga. Kiti šios programinės įrangos naudojimo pranašumai apima įvairias papildomas paslaugas, kurias siūlo kai kurios versijos, įskaitant pagalbos atnaujinimą, informaciją apie darbo lentas ir integraciją su kitomis populiariomis kompiuterių programomis.
Nepaisant pranašumų, motyvacinio laiško programinės įrangos naudojimas turi tam tikrų trūkumų. Atsižvelgiant į gaminio kokybę, darbo ieškantis asmuo gali arba nereikalauja įvesti pakankamai informacijos, kuri suasmenintų laišką. Tai reiškia, kad darbo ieškantis asmuo geriausiu atveju gali gauti bendrą motyvacinį laišką, o blogiausiu – nuobodų motyvacinį laišką. Nei vienas iš variantų greičiausiai nepatrauks potencialaus darbdavio dėmesio. Darbo ieškantis asmuo visada turi galimybę redaguoti galutinį produktą ir padaryti jį individualesnį pagal savo asmenybę, tikslus ir kvalifikaciją, tačiau jis gali neturėti tokių motyvacinio laiško rašymo įgūdžių, jei pasirinktų naudoti šią programinę įrangą.
Prieš įsigydamas mokamą šios programinės įrangos versiją, darbo ieškantis asmuo pirmiausia gali išbandyti nemokamą motyvacinio laiško programinę įrangą. Priklausomai nuo kūrėjo, ši nemokama versija gali suteikti darbo ieškančiam asmeniui tvirtą supratimą, ko tikėtis iš motyvacinio laiško programinės įrangos. Jis netgi gali rasti nemokamą versiją arba nemokamą bandomąją versiją, kuri veikia pakankamai gerai, todėl jam nereikės pirkti mokamos versijos. Tuo pačiu metu kiekvienas darbo ieškantis asmuo, rimtai svarstantis galimybę įsigyti motyvacinio laiško programinę įrangą, turėtų atlikti tuos pačius tyrimus, kuriuos atliktų pirkdamas bet kokį kitą pirkinį. Tokie tyrimai apima pokalbius su kitais programine įranga naudojusiais asmenimis, profesionalių programinės įrangos apžvalgų peržiūrą ir lankymąsi pranešimų lentose bei internetiniuose forumuose, kuriuose žmonės paskelbė savo patirtį naudojant programinę įrangą.