Kiekviename pirkimo procese naudojami keturi pagrindiniai žingsniai: poreikio nustatymas, siūlymas, pirkimas ir įvertinimas. Kiekvieną veiksmą gali sudaryti keli komponentai, kai kurie iš jų gali būti taikomi ne kiekvienam pirkiniui. Dažnai žingsniai atliekami atsitiktinai ir per labai trumpą laiką. Kituose atveju kiekvienas žingsnis yra formalizuotas ir gali užtrukti daug laiko.
Pirkimo proceso poreikio nustatymo etape potencialus pirkėjas įvertina savo poreikius. Tai apima nustatymą, ko jis nori pasiekti, koks bus jo išlaidų biudžetas ir kokių funkcijų reikia bei kokių norisi. Šis veiksmas taip pat gali apimti produkto tyrimą, siekiant atskleisti galimybes ir galimybes, kurių pirkėjas gali nesuvokti.
Poreikis nustatomas, ar sprendimas toks paprastas kaip žmogui, norinčiam nusipirkti pietus, ar toks sudėtingas kaip IT vadovas, įvertinantis naują integruotą apskaitos valdymo sistemą. Vyras, ieškantis pietų, labai greitai nustatys savo poreikius. Jis gali žinoti, kad jam reikia maisto, jis nori išleisti tam tikrą sumą, pietums turi tik 30 minučių ir yra nusiteikęs salotoms. IT vadovui gali tekti pasitarti su keliomis šalimis, kad nustatytų poreikius ir apribojimus, kad jis galėtų pereiti į kitą etapą.
Pirkimo proceso pasiūlymų teikimo etape pirkėjas tiria galimus pardavėjus ir prašo nustatyti kainas. Tai gali būti taip paprasta, kaip pietaujantis, kuris naudoja savo biudžetą, kad nustatytų, ar jam reikia globoti greito maisto restoraną, ir tada perbėga tokių įstaigų, esančių netoli savo verslo vietos, sąrašą. IT vadovas tikriausiai ištirs turimą programinę įrangą ir tiekėjus, pateiks pasiūlymą ir įvertins pasiūlymus, kad nustatytų, kuri geriausiai atitinka jo įmonės poreikius.
Trečiasis pirkimo proceso etapas yra tikrasis pirkimas. Vyrui, perkančiam pietus, tai taip paprasta, kaip užsisakyti maistą, sumokėti prie lango ir nuvažiuoti. IT vadovui tai gali apimti derybas dėl kainų, pirkimo patvirtinimo gavimą, sutarčių pasirašymą, gaminio pristatymą ir sąskaitos apmokėjimą.
Pirkimo procesas dažniausiai baigiasi vertinimo faze. Čia pirkėjas nustato, ar jis gerai nusipirko ir ar pasiliks prekę, ar vėl pradės verslą su pardavėju. Pietautojui tai reiškia, kad valgo savo maistą ir nuspręs, ar jis buvo geras. IT vadovui tai reiškia sistemos efektyvumo įvertinimą laikui bėgant. Kai kuriais atvejais šiame proceso etape gali būti taikomos garantijos ir netgi gali būti grąžintas produktas arba prašymas grąžinti pinigus.