Skaitmeninės bylų sistemos privalumai yra daug, įskaitant sumažintas išlaidas įmonei, naudą aplinkai ir paprastesnį dokumentų rūšiavimą, radimą ir perkėlimą. Pradinis skaitmeninės bylų sistemos nustatymo procesas gali būti šiek tiek sudėtingesnis, tačiau daugelis biurų mano, kad biuras be popieriaus ar net pusiau nepopierinis biuras laikui bėgant yra naudingas įmonei. Dar vienas tokios skaitmeninės bylų sistemos privalumų yra tai, kad ji leidžia biurui dirbti mažesnėje aplinkoje, nes nereikia daug vietos dokumentams saugoti popierinėje kartografinėje sistemoje.
Skaitmeninė rinkmenų sistema, kurioje popieriniai dokumentai nuskaitomi į kompiuterį arba tiesiog sukuriami kompiuteryje, gali būti sukurta daugelyje skirtingų biuro aplinkų. Jei reikia, dokumentus galima atspausdinti, pavyzdžiui, išsiųsti klientui paštu, bet kitu atveju biuro darbuotojai gali prieiti prie dokumentų kompiuteryje, nešvaistydami popieriaus. Sumažinus popieriaus ir spausdintuvo naudojimą, įmonė gali sutaupyti daug pinigų. Be to, tai daug naudingiau aplinkai; net jei biuras didžiąją dalį popieriaus perdirba, popieriaus gamyba vis tiek kenkia aplinkai.
Skaitmeninė rinkmenų sistema saugoma tik standžiuosiuose diskuose. Tai leidžia vienoje mažoje erdvėje saugoti tūkstančius dokumentų ir sutaupyti vertingos biuro vietos. Kietųjų diskų saugyklos dydis ir toliau didėja, o fizinis dydis mažėja, o tai dar vienas privalumas. Be to, saugumo sumetimais dokumentų kopijų atsarginės kopijos gali būti sukurtos daugelyje kitų standžiųjų diskų atskirose vietose ir jas galima padaryti saugesnėmis naudojant tokias priemones kaip slaptažodžiai ir šifravimas. Ieškoti ir surinkti dokumentus tampa daug lengviau.
Paieškos atlikimas standžiajame diske paprastai užtrunka tik kelias minutes. Tada dokumentą galima lengvai pasiekti ir prireikus modifikuoti, išsiųsti el. paštu arba atspausdinti. Kai kurios įmonės mano, kad jos negali būti visiškai be popieriaus, tačiau netgi sumažinus popieriaus naudojimą, pavyzdžiui, naudojant skaitmeninę rinkmenų sistemą naujesniems dokumentams saugoti, tai gali turėti įtakos. Biurai, norintys įdiegti skaitmeninę bylų sistemą, turės gauti papildomų įrankių, pvz., skaitytuvų, be to, gali prireikti nemažai laiko konvertuoti dokumentus į skaitmenines formas, tačiau sukūrus sistemą, ją bus gana lengva prižiūrėti.